Les preneurs de notes IA comme Otter, Fireflies et Granola, et les fonctions intégrées comme Zoom AI Companion et Teams Copilot, créent un enregistrement mot à mot de tout ce qui se dit en réunion. Ce modèle vous fournit une politique complète et prête à adopter : outils approuvés, règles de consentement et d'information, types de réunions interdits, gestion des données et scripts d'information à copier-coller.
Une politique IA générale répond rarement aux questions posées par les assistants de réunion : qui a consenti, où se trouve la transcription et que faire quand le bot de quelqu'un d'autre rejoint votre appel.
Treize sections prêtes à adopter. Remplacez les champs entre crochets, faites valider le tableau de consentement par votre conseil juridique et publiez.
Les scripts inclus dans le modèle, prêts à adapter. Remplacez le nom de l'outil, le lieu de stockage et la durée de conservation.
Une précision avant de commencer : cette réunion est enregistrée et transcrite par [NOM DE L'OUTIL], notre preneur de notes IA approuvé. Il produit une transcription et une synthèse, stockées dans [EMPLACEMENT] et conservées pendant [DURÉE DE CONSERVATION]. Si quelqu'un préfère que nous n'enregistrions pas, dites-le maintenant ou écrivez-moi en privé, et je le désactiverai. Aucune transcription n'a encore été capturée.
Cette réunion sera enregistrée et transcrite avec [NOM DE L'OUTIL], l'assistant IA de réunion approuvé de [NOM DE L'ORGANISATION], afin de produire des notes et des actions. Les transcriptions sont stockées de manière sécurisée dans [EMPLACEMENT] et conservées pendant [DURÉE DE CONSERVATION]. Si vous préférez ne pas être enregistré, répondez à l'organisateur avant la réunion ou signalez-le au début, et l'assistant ne sera pas utilisé.
Veuillez noter que nous utilisons [NOM DE L'OUTIL], un assistant IA de réunion, pour enregistrer et transcrire nos appels afin de partager des notes fidèles. Dites-moi si vous préférez que nous prenions des notes manuelles, nous le ferons volontiers.
Aucun problème. J'ai désactivé le preneur de notes et je l'ai retiré de la réunion. Nous prendrons des notes manuelles et nous les ferons circuler.
La politique donne aux animateurs une séquence claire, pour que personne ne continue à parler pendant qu'un preneur de notes inconnu enregistre.
Aona AI découvre chaque outil d'IA utilisé par vos équipes, y compris les preneurs de notes connectés aux calendriers et aux boîtes mail, surveille les données qui y transitent et maintient votre inventaire IA prêt pour l'audit.