La plupart des organisations découvrent que leurs employés utilisent bien plus d'outils d'IA que ceux approuvés par l'IT. Ce modèle d'enquête vous fournit 30 questions soigneusement rédigées, un message d'amnistie prêt à envoyer et un guide d'analyse avec un score d'exposition simple, pour établir votre première base de référence honnête de l'usage de l'IA et des données qui y circulent.
Le blocage et la surveillance ne montrent que le trafic. Une enquête bien menée révèle les motivations : quelles tâches poussent à utiliser l'IA, pourquoi les employés contournent les outils approuvés et où votre politique n'a pas été comprise.
Les employés répondent sincèrement lorsque la direction s'engage par écrit à ce que rien de ce qui est divulgué ne soit utilisé contre eux. Le modèle intègre ce cadre sans reproche dans le message d'introduction et dans la conception même de l'enquête.
Comptes personnels, extensions de navigateur, bots de réunion et fonctions d'IA intégrées aux logiciels approuvés : les usages que les journaux réseau ne voient pas, ainsi que les besoins non satisfaits et les blocages qu'aucun contrôle technique ne peut révéler.
Les enquêtes capturent ce que les gens se rappellent et admettent un jour donné. Les usages jugés anodins, les outils oubliés et tout ce qui est adopté après la clôture de l'enquête restent invisibles jusqu'à la prochaine édition.
Trente questions réparties en huit sections, chacune marquée comme choix unique, sélection multiple, échelle de Likert ou texte libre. Les questions sur le rôle restent volontairement larges afin que les petites équipes ne puissent pas être identifiées.
Listes à sélection multiple des assistants courants, des outils de rédaction et de design, des outils de codage et des preneurs de notes de réunion, chacune avec un champ libre pour tout ce qui n'est pas listé.
À quelle fréquence l'IA est utilisée, pour quelles tâches et combien de temps elle fait gagner, afin de mesurer l'adoption plutôt que de la deviner.
Options fondées sur la classification des données, de l'information publique jusqu'aux données clients et aux identifiants, plus le soin apporté à la vérification du contenu avant saisie.
Comptes personnels ou d'entreprise, inscriptions non autorisées avec l'email professionnel et intégrations permanentes connectées aux systèmes de l'entreprise.
Extensions d'IA sur les navigateurs de travail et preneurs de notes IA dans les réunions internes et externes, deux des vecteurs d'exposition les plus négligés.
Grands groupes de fonctions et statut de manager uniquement, volontairement larges pour protéger l'anonymat tout en permettant la segmentation.
Ce qui empêche les employés d'utiliser les outils approuvés, et pour quelle tâche ils souhaitent le plus un meilleur outil : votre liste d'acquisitions prioritaires.
Si les employés savent que la politique IA existe, comment faire approuver un outil, et à quel point ils se sentent à l'aise d'être transparents sur leur usage.
Le modèle comprend un guide d'analyse complet : comment segmenter les résultats sans compromettre l'anonymat, quelles combinaisons de réponses traiter comme des signaux d'alerte et comment calculer un score d'exposition au Shadow AI simple sur 12.
Chaque réponse est notée selon la sensibilité des données, le type de compte, l'intensité d'usage, les accès permanents et les lacunes de sensibilisation, puis moyennée en un score au niveau de l'organisation.
Maintenez les orientations et refaites l'enquête dans 12 mois.
Priorisez les principaux segments à risque ce trimestre.
Lancez un programme formel de gestion du Shadow AI sous 30 jours.
Traitez comme un incident actif d'exposition de données et informez la direction immédiatement.
Un exemple concret est inclus : un tableau de synthèse rempli pour une organisation hypothétique de 420 personnes, montrant comment les constats, les composantes du score et les actions prioritaires s'articulent.
Une enquête est votre base de référence ; elle devient obsolète le jour de sa clôture. Aona découvre en continu chaque outil d'IA utilisé dans votre organisation, montre quelles données circulent vers chacun et maintient votre vision du Shadow AI à jour entre deux enquêtes.