Plantilla gratuita
Constancia de formación en IA
de empleados
Formulario de constancia de la política de IA específico por rol, para todos los empleados. Cubre las obligaciones básicas más suplementos para responsables, desarrolladores y personal de atención al cliente.
5 secciones
básica + suplementos por rol
4 roles
todos, responsable, dev, cliente
7 años
periodo de conservación recomendado
Gratis
de usar y personalizar
Por qué las constancias de formación en IA importan para el cumplimiento
La mayoría de las organizaciones han desplegado herramientas de IA, pero no pueden demostrar que los empleados han sido formados sobre cómo usarlas de forma segura. Los auditores, los reguladores y las aseguradoras cibernéticas exigen cada vez más la evidencia de una constancia de formación en IA, no solo la existencia de una política de IA.
ISO 42001
Exige evidencia documentada de competencia en IA
La cláusula 7.2 de ISO 42001 exige a las organizaciones garantizar que las personas que realizan trabajos relacionados con la IA sean competentes y conservar evidencia documentada.
RGPD
La formación del personal es una obligación de protección de datos
El artículo 24 del RGPD exige medidas técnicas y organizativas adecuadas, los reguladores consideran que el personal sin formación es un fallo de control.
Seguro
Las aseguradoras cibernéticas exigen evidencia de formación en IA
Las brechas de datos relacionadas con la IA causadas por el mal uso de los empleados se excluyen cada vez más de la cobertura cuando no se puede aportar evidencia de formación.
RR. HH.
Permite la acción disciplinaria ante violaciones de la política
Sin una constancia firmada, es jurídicamente difícil emprender acciones disciplinarias contra un empleado que hace un mal uso de las herramientas de IA.
El formulario de constancia
Haga clic en cada sección para desplegarla. Los empleados completan la sección 1 (todos) más el o los suplementos que correspondan a su rol.
Esta sección debe ser completada por todos los empleados, contratistas y trabajadores temporales antes de usar cualquier herramienta de IA con fines laborales.
Confirmo que he leído, comprendido y cumpliré lo siguiente:
- Solo usaré herramientas de IA que figuren en la lista de herramientas de IA aprobadas de la organización (Anexo A de la Política de uso aceptable de la IA).
- No introduciré datos Restringidos, Confidenciales o Personales en ninguna herramienta de IA, esté aprobada o no, salvo que haya recibido el permiso escrito explícito de Seguridad de TI.
- No introduciré nombres de clientes, datos de contacto, información financiera, datos de salud ni ningún otro dato personal en las herramientas de IA.
- No introduciré contraseñas, claves API, credenciales de seguridad ni material criptográfico en ninguna herramienta de IA.
- Entiendo que las herramientas de IA pueden conservar, registrar o usar mis entradas para entrenar sus modelos, salvo que use una versión empresarial específicamente contratada con un acuerdo de tratamiento de datos.
- No usaré la IA para generar contenido discriminatorio, engañoso, difamatorio o que viole cualquier ley aplicable.
- No presentaré las salidas generadas por IA como mi propio trabajo original cuando esa presentación resulte engañosa.
- Informaré de cualquier incidente de seguridad de IA sospechado, fuga de datos a través de la IA o violación de la política a Seguridad de TI en un plazo de 24 horas.
- Entiendo que la violación de esta política puede dar lugar a medidas disciplinarias que pueden llegar hasta la rescisión del contrato laboral.
Confirmación de la formación
☐Formación en la Política de uso aceptable de la IA (Date: _______________)
☐Módulo Clasificación de datos e IA (Date: _______________)
Cómo implementar las constancias de formación en IA
Siga estos cinco pasos para desplegar las constancias de formación en IA en su organización y mantener registros de cumplimiento listos para auditoría.
1
Segmente a los empleados por categoría de rol
Asigne a todos los empleados a una de las categorías de rol (General, Responsable, Técnico, Atención al cliente, RR. HH.). Algunos empleados deberán completar varios suplementos, por ejemplo, un líder de equipo de ingeniería completa las secciones básica + responsable + desarrollador.
2
Imparta formación adecuada al rol antes de la distribución
Los empleados deben completar el módulo de formación en IA correspondiente antes de firmar la constancia. Firmar sin formación previa desvirtúa su propósito. Confirme los registros de formación en su LMS antes de enviar el formulario.
3
Distribuya mediante el sistema de RR. HH. con un plazo de finalización de 30 días
Use su HRIS o plataforma de gestión documental para distribuir los formularios de forma digital. Establezca un plazo de finalización de 30 días y configure recordatorios automáticos en el día 15 y el día 25. Señale las no finalizaciones a los responsables en el día 30.
4
Almacene los formularios completados en el repositorio de cumplimiento de RR. HH.
Archive las constancias firmadas en su HRIS en una carpeta dedicada de Cumplimiento de IA. Asegúrese de que la ubicación de almacenamiento tenga acceso controlado y de que RR. HH. y el departamento jurídico puedan recuperar registros concretos en un plazo de 24 horas en caso de auditoría o incidente.
5
Active una nueva constancia ante actualizaciones de la política y anualmente
Establezca un ciclo anual de nueva constancia alineado con su periodo de revisión de ISO 27001 o SOC 2. Además, cualquier cambio importante en la Política de uso aceptable de la IA, nuevas herramientas aprobadas, nuevas reglas de datos, cambios regulatorios, requiere una nueva constancia en un plazo de 30 días.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Por qué los empleados deben firmar un formulario de constancia de formación en IA?
Un formulario de constancia firmado crea un registro documentado de que cada empleado ha sido formado en las políticas de IA de la organización y comprende sus obligaciones. Esto cumple tres propósitos: establece la base jurídica para emprender acciones disciplinarias si los empleados violan las políticas de IA; aporta evidencia de cumplimiento a reguladores, auditores y aseguradoras que exigen pruebas de la formación del personal en gobernanza de la IA; y refuerza la comprensión de los empleados al exigir un compromiso activo con el contenido de la política en lugar de una recepción pasiva.
¿Con qué frecuencia deben los empleados volver a firmar la constancia de formación en IA?
Los empleados deben completar la constancia en la incorporación y posteriormente cada año como parte de un ciclo recurrente de formación en cumplimiento. Se requiere una nueva constancia adicional siempre que la Política de uso aceptable de la IA se actualice de forma importante, por ejemplo, cuando se añaden nuevas herramientas a la lista aprobada, cambian las reglas de clasificación de datos o entran en vigor nuevos requisitos regulatorios. El ciclo anual se alinea con los periodos habituales de revisión de cumplimiento de ISO 27001, ISO 42001 y SOC 2.
¿Los contratistas y terceros deben firmar una constancia de formación en IA?
Sí. Cualquier contratista, consultor o trabajador externo que acceda a los sistemas, los datos o las redes de la empresa debe completar una constancia de formación en IA que cubra, como mínimo, la sección de política básica y cualquier suplemento de rol pertinente. Para los contratistas de corta duración, es aceptable una versión simplificada que cubra las prohibiciones clave y las reglas de datos. Los empleados de proveedores que accedan a sus datos deben quedar cubiertos por sus disposiciones de IA en el contrato con el proveedor, en lugar de por este formulario interno.
¿Qué ocurre si un empleado se niega a firmar la constancia de formación en IA?
La negativa a firmar debe escalarse a RR. HH. y al responsable del empleado. En la mayoría de los contextos laborales, firmar una constancia de una política laboral razonable es una condición de empleo y la negativa constituye un asunto disciplinario. Antes de emprender acciones formales, RR. HH. debe determinar si el empleado tiene preocupaciones de fondo sobre el contenido de la política y abordar esas preocupaciones mediante el proceso normal de revisión de la política. Documente todas las interacciones en el expediente de RR. HH. del empleado.
Empezar
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