Kostenlose Vorlage
Bestätigung der KI-Schulung
von Mitarbeitenden
Rollenspezifisches Bestätigungsformular zur KI-Richtlinie für alle Mitarbeitenden. Deckt die Kernpflichten sowie Ergänzungen für Führungskräfte, Entwickler und Mitarbeitende mit Kundenkontakt ab.
5 Abschnitte
Kern + Rollenergänzungen
4 Rollen
alle, Manager, Dev, Kunde
7 Jahre
empfohlene Aufbewahrungsfrist
Kostenlos
nutzbar und anpassbar
Warum KI-Schulungsbestätigungen für die Compliance wichtig sind
Die meisten Organisationen haben KI-Tools eingeführt, können aber nicht nachweisen, dass Mitarbeitende in deren sicherer Nutzung geschult wurden. Prüfer, Regulierungsbehörden und Cyber-Versicherer verlangen zunehmend einen Nachweis der KI-Schulungsbestätigung, nicht nur das Vorhandensein einer KI-Richtlinie.
ISO 42001
Erfordert dokumentierte Nachweise der KI-Kompetenz
ISO 42001 Abschnitt 7.2 verlangt von Organisationen, sicherzustellen, dass Personen mit KI-bezogenen Aufgaben kompetent sind, und dokumentierte Nachweise aufzubewahren.
DSGVO
Mitarbeiterschulung ist eine Datenschutzpflicht
Artikel 24 DSGVO verlangt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, Aufsichtsbehörden werten ungeschultes Personal als Kontrollversagen.
Versicherung
Cyber-Versicherer verlangen den Nachweis einer KI-Schulung
KI-bezogene Datenschutzverletzungen durch Fehlverhalten von Mitarbeitenden werden zunehmend vom Versicherungsschutz ausgeschlossen, wenn kein Schulungsnachweis erbracht werden kann.
HR
Ermöglicht disziplinarische Maßnahmen bei Richtlinienverstößen
Ohne eine unterzeichnete Bestätigung ist es rechtlich schwierig, disziplinarische Maßnahmen gegen Mitarbeitende zu ergreifen, die KI-Tools missbräuchlich nutzen.
Das Bestätigungsformular
Klicken Sie auf jeden Abschnitt, um ihn aufzuklappen. Mitarbeitende füllen Abschnitt 1 (alle) sowie die zu ihrer Rolle passende(n) Ergänzung(en) aus.
Dieser Abschnitt ist von allen Mitarbeitenden, Auftragnehmern und Zeitarbeitskräften auszufüllen, bevor sie ein KI-Tool zu Arbeitszwecken nutzen.
Ich bestätige, dass ich das Folgende gelesen und verstanden habe und es einhalten werde:
- Ich werde nur KI-Tools verwenden, die auf der Liste der genehmigten KI-Tools der Organisation stehen (Anhang A der Richtlinie zur akzeptablen Nutzung von KI).
- Ich werde keine eingeschränkten, vertraulichen oder personenbezogenen Daten in ein KI-Tool eingeben, ob genehmigt oder nicht, sofern ich nicht die ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der IT-Sicherheit erhalten habe.
- Ich werde keine Kundennamen, Kontaktdaten, Finanzinformationen, Gesundheitsdaten oder andere personenbezogene Daten in KI-Tools eingeben.
- Ich werde keine Passwörter, API-Schlüssel, Sicherheitsanmeldedaten oder kryptografisches Material in ein KI-Tool eingeben.
- Mir ist bewusst, dass KI-Tools meine Eingaben aufbewahren, protokollieren oder zum Trainieren ihrer Modelle verwenden können, sofern ich nicht eine speziell vertraglich vereinbarte Enterprise-Version mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag nutze.
- Ich werde KI nicht verwenden, um Inhalte zu erzeugen, die diskriminierend, irreführend, verleumderisch sind oder gegen geltendes Recht verstoßen.
- Ich werde KI-generierte Ausgaben nicht als meine eigene Originalarbeit ausgeben, wenn diese Darstellung irreführend wäre.
- Ich werde jeden vermuteten KI-Sicherheitsvorfall, jeden Datenabfluss über KI oder jeden Richtlinienverstoß innerhalb von 24 Stunden an die IT-Sicherheit melden.
- Mir ist bewusst, dass ein Verstoß gegen diese Richtlinie disziplinarische Maßnahmen bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses zur Folge haben kann.
Schulungsbestätigung
☐Schulung zur Richtlinie zur akzeptablen Nutzung von KI (Date: _______________)
☐Modul Datenklassifizierung und KI (Date: _______________)
So führen Sie KI-Schulungsbestätigungen ein
Befolgen Sie diese fünf Schritte, um KI-Schulungsbestätigungen in Ihrer Organisation einzuführen und auditfähige Compliance-Unterlagen zu pflegen.
1
Mitarbeitende nach Rollenkategorie segmentieren
Ordnen Sie alle Mitarbeitenden einer der Rollenkategorien zu (Allgemein, Führungskraft, Technik, Kundenkontakt, HR). Einige Mitarbeitende müssen mehrere Ergänzungen ausfüllen, z. B. füllt eine Teamleitung im Engineering die Abschnitte Kern + Führungskraft + Entwickler aus.
2
Rollengerechte Schulung vor der Verteilung durchführen
Mitarbeitende sollten das entsprechende KI-Schulungsmodul absolvieren, bevor sie die Bestätigung unterzeichnen. Eine Unterzeichnung ohne vorherige Schulung verfehlt den Zweck. Prüfen Sie die Schulungsunterlagen in Ihrem LMS, bevor Sie das Formular versenden.
3
Über das HR-System mit einer 30-tägigen Abschlussfrist verteilen
Nutzen Sie Ihr HRIS oder Ihre Dokumentenmanagement-Plattform, um Formulare digital zu verteilen. Setzen Sie eine 30-tägige Abschlussfrist und konfigurieren Sie automatische Erinnerungen an Tag 15 und Tag 25. Melden Sie Nichtabschlüsse an Tag 30 an die Führungskräfte.
4
Ausgefüllte Formulare im HR-Compliance-Repository speichern
Legen Sie unterzeichnete Bestätigungen in Ihrem HRIS in einem dedizierten KI-Compliance-Ordner ab. Stellen Sie sicher, dass der Speicherort zugriffsgeschützt ist und dass HR und die Rechtsabteilung im Falle eines Audits oder Vorfalls bestimmte Unterlagen innerhalb von 24 Stunden abrufen können.
5
Neue Bestätigung bei Richtlinienaktualisierungen und jährlich auslösen
Richten Sie einen jährlichen Bestätigungszyklus ein, der auf Ihren ISO-27001- oder SOC-2-Prüfzeitraum abgestimmt ist. Darüber hinaus erfordert jede wesentliche Änderung der Richtlinie zur akzeptablen Nutzung von KI, neue genehmigte Tools, neue Datenregeln, regulatorische Änderungen, eine neue Bestätigung innerhalb von 30 Tagen.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Warum müssen Mitarbeitende ein Bestätigungsformular für die KI-Schulung unterschreiben?
Ein unterzeichnetes Bestätigungsformular schafft einen dokumentierten Nachweis, dass jede Mitarbeitende zu den KI-Richtlinien der Organisation geschult wurde und ihre Pflichten versteht. Dies dient drei Zwecken: Es schafft die rechtliche Grundlage für disziplinarische Maßnahmen, wenn Mitarbeitende gegen KI-Richtlinien verstoßen; es liefert Compliance-Nachweise für Regulierungsbehörden, Prüfer und Versicherer, die einen Nachweis der KI-Governance-Schulung des Personals verlangen; und es stärkt das Verständnis der Mitarbeitenden, indem eine aktive Auseinandersetzung mit dem Richtlinieninhalt statt eines passiven Empfangs verlangt wird.
Wie oft sollten Mitarbeitende die KI-Schulungsbestätigung erneut unterzeichnen?
Mitarbeitende sollten die Bestätigung beim Onboarding und danach jährlich im Rahmen eines wiederkehrenden Compliance-Schulungszyklus ausfüllen. Eine zusätzliche erneute Bestätigung ist erforderlich, sobald die Richtlinie zur akzeptablen Nutzung von KI wesentlich aktualisiert wird, zum Beispiel wenn neue Tools zur genehmigten Liste hinzugefügt werden, sich Regeln zur Datenklassifizierung ändern oder neue regulatorische Anforderungen in Kraft treten. Der jährliche Zyklus ist auf die üblichen Prüfzeiträume von ISO 27001, ISO 42001 und SOC 2 abgestimmt.
Müssen Auftragnehmer und Dritte eine KI-Schulungsbestätigung unterzeichnen?
Ja. Jeder Auftragnehmer, Berater oder Dritte, der auf Unternehmenssysteme, -daten oder -netzwerke zugreift, sollte eine KI-Schulungsbestätigung ausfüllen, die mindestens den Kernrichtlinienabschnitt und jede relevante Rollenergänzung abdeckt. Für kurzfristige Auftragnehmer ist eine vereinfachte Version, die die wichtigsten Verbote und Datenregeln abdeckt, akzeptabel. Mitarbeitende von Lieferanten, die auf Ihre Daten zugreifen, sollten durch Ihre KI-Bestimmungen im Lieferantenvertrag und nicht durch dieses interne Formular abgedeckt sein.
Was passiert, wenn ein Mitarbeitender sich weigert, die KI-Schulungsbestätigung zu unterzeichnen?
Eine Unterschriftsverweigerung sollte an HR und die Führungskraft des Mitarbeitenden eskaliert werden. In den meisten Beschäftigungskontexten ist die Unterzeichnung einer Bestätigung einer angemessenen Arbeitsplatzrichtlinie eine Beschäftigungsbedingung, und eine Verweigerung stellt eine disziplinarische Angelegenheit dar. Vor formellen Maßnahmen sollte HR klären, ob der Mitarbeitende inhaltliche Bedenken zum Richtlinieninhalt hat, und diese Bedenken über den normalen Richtlinien-Überprüfungsprozess behandeln. Dokumentieren Sie alle Interaktionen in der HR-Akte des Mitarbeitenden.
Erste Schritte
Automatisieren Sie das KI-Schulungstracking mit Aona
Verwalten Sie Bestätigungsformulare nicht mehr manuell. Aona automatisiert das KI-Schulungstracking, sendet Abschlusserinnerungen und erstellt die Schulungsnachweisberichte, die Ihr Compliance-Team und Ihre Prüfer benötigen.
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