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Plantilla gratuita · Políticas

Plantilla de política de asistentes de IA para reunionesFije las reglas antes de que los bots entren en la llamada

Los tomadores de notas con IA como Otter, Fireflies y Granola, y las funciones integradas como Zoom AI Companion y Teams Copilot, crean un registro literal de todo lo que se dice en una reunión. Esta plantilla le ofrece una política completa y lista para adoptar: herramientas aprobadas, reglas de consentimiento y aviso, tipos de reuniones prohibidos, gestión de datos y guiones de aviso para copiar y pegar.

Descargar plantilla (.docx)Política de uso aceptable de la IA

Por qué la IA de reuniones necesita su propia política

Una política de IA general rara vez responde a las preguntas que plantean los asistentes de reuniones: quién dio su consentimiento, dónde reside la transcripción y qué ocurre cuando el bot de otra persona entra en su llamada.

El consentimiento es una cuestión legal
Las leyes de grabación varían según la jurisdicción. Varios estados de EE. UU., incluidos California y Florida, exigen el consentimiento de todos los participantes, y los estados australianos aplican leyes distintas sobre dispositivos de escucha. Un bot en la lista de participantes no equivale a consentimiento.
Las transcripciones comprometen el secreto profesional
Un registro literal de una conversación legal, de RR. HH. o de fusiones y adquisiciones es exhibible en juicio y puede destruir el secreto profesional. Algunas reuniones no deben transcribirse nunca, con o sin consentimiento.
Las transcripciones son un nuevo repositorio de datos
Grabaciones y resúmenes llenos de datos personales y detalles confidenciales se acumulan en las nubes de los proveedores, a menudo en cuentas personales gratuitas sin límites de retención ni supervisión de administradores.
Los bots no invitados ya son habituales
Los participantes externos traen sus propios tomadores de notas, que se unen automáticamente desde sus calendarios. Sin una regla, su equipo no sabe si puede seguir hablando o debe expulsar al bot.

Qué cubre la política

Trece secciones listas para adoptar. Sustituya los campos entre corchetes, revise la tabla de consentimiento con su asesor legal y publíquela.

1
Alcance y definiciones
Cubre tomadores de notas independientes, bots de reunión e IA integrada como Zoom AI Companion, Teams Copilot y Google Meet, en cuentas corporativas y personales.
2
Herramientas aprobadas y prohibidas
Un registro de herramientas con filas de ejemplo y seis criterios de aprobación: controles de empresa, sin entrenamiento con sus contenidos, regiones de almacenamiento conocidas, controles de retención y evaluación del proveedor.
3
Reglas de consentimiento y aviso
Aviso antes de activar el asistente, gestión de objeciones sin presiones, reglas para participantes externos y una tabla de referencia rápida del consentimiento por jurisdicción.
4
Tipos de reuniones prohibidos
Reuniones legales, de RR. HH. y disciplinarias, fusiones y adquisiciones, consejo de administración, médicas, denunciantes e incidentes activos, con la alternativa más segura para cada una.
5
Gestión de datos
Dónde se almacenan grabaciones, transcripciones y resúmenes, plazos de retención por defecto, reglas de compartición y cómo se atienden las solicitudes de eliminación.
6
Gestión de bots no invitados
Una respuesta en seis pasos cuando un bot externo se une: pausar, identificar, retirar, solicitar la eliminación y reportar a seguridad los casos reincidentes.
7
Guiones de aviso
Cuatro guiones listos para usar: anuncio verbal al inicio de la reunión, pie de invitación de calendario, línea de correo para invitados externos y respuesta a una objeción para anfitriones.
8
Cumplimiento, excepciones y acuse de recibo
Tratamiento de infracciones, un registro de excepciones con plazo limitado, una tabla de acuse de recibo y un resumen de una página para el personal.

Guiones de aviso para copiar y pegar

Los guiones incluidos en la plantilla, listos para adaptar. Sustituya el nombre de la herramienta, la ubicación de almacenamiento y el plazo de retención.

Guion verbal · inicio de la reunión

Un aviso antes de empezar: esta reunión está siendo grabada y transcrita por [NOMBRE DE LA HERRAMIENTA], nuestro tomador de notas con IA aprobado. Genera una transcripción y un resumen, que se almacenan en [UBICACIÓN] y se conservan durante [PLAZO DE RETENCIÓN]. Si alguien prefiere que no grabemos, dígalo ahora o escríbame en privado y lo desactivaré. Aún no se ha capturado ninguna transcripción.

Pie de invitación de calendario

Esta reunión se grabará y transcribirá con [NOMBRE DE LA HERRAMIENTA], el asistente de IA para reuniones aprobado de [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN], para generar notas y acciones. Las transcripciones se almacenan de forma segura en [UBICACIÓN] y se conservan durante [PLAZO DE RETENCIÓN]. Si prefiere no ser grabado, responda al organizador antes de la reunión o indíquelo al inicio, y el asistente no se utilizará.

Línea de correo para invitados externos

Tenga en cuenta que utilizamos [NOMBRE DE LA HERRAMIENTA], un asistente de IA para reuniones, para grabar y transcribir nuestras llamadas y así compartir notas fieles. Avíseme si prefiere que tomemos notas manuales y lo haremos con gusto.

Respuesta a una objeción · para anfitriones

Ningún problema. He desactivado el tomador de notas y lo he retirado de la reunión. Tomaremos notas manuales y las distribuiremos después.

Cuando un bot no invitado se une

La política da a los anfitriones una secuencia clara, para que nadie siga hablando mientras un tomador de notas desconocido graba.

1
Pause la reunión y aplace la discusión de fondo mientras el bot esté presente.
2
Identifique al propietario: suele ser el asistente de un participante externo que se une automáticamente desde su calendario.
3
Pida que lo retiren, salvo que todos los participantes y el anfitrión acepten que se quede.
4
Expúlselo con los controles de la plataforma si el propietario no puede identificarse o no actúa.
5
Pida al propietario que elimine cualquier grabación o transcripción parcial, por escrito en reuniones sensibles.
6
Reporte a seguridad los bots no identificables o recurrentes como posible incidente de fuga de datos.
Recursos relacionados
Plantilla de política de uso aceptable de la IAGuía de clasificación de datos para IAFormulario de solicitud de aprobación de herramientas de IATodas las plantillas
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