Otter.ai
Otter.ai ist ein Meeting-Transkriptionsassistent, der Zoom-, Meet- und Teams-Anrufe begleitet, Live-Transkripte und Zusammenfassungen erstellt und sich in Salesforce, HubSpot und Slack integriert.
Risiko-Score
Bewertung in Bezug auf Datenverarbeitung, Compliance, Sicherheit und Transparenz.
Überblick
Otter.ai (otter.ai) nimmt automatisch an Kalender-Meetings über seinen OtterPilot-Agenten teil, erfasst Audio und erstellt durchsuchbare Transkripte, Zusammenfassungen, Aufgaben und Workflow-Ausgaben. Es ist SOC 2 Typ II zertifiziert, zertifiziert unter EU-US/UK-US/Schweizer-US-Datenschutzrahmen für GDPR-konforme Übertragungen und bietet HIPAA-Konformität mit BAA im Enterprise-Plan. Das Unternehmensrisiko liegt bei Zustimmung und Umfang: OtterPilot kann automatisch an jedem Meeting im Kalender eines Nutzers teilnehmen und vertrauliche HR-, Rechts-, M&A- oder Kundengespräche ohne Zustimmung aller Parteien aufzeichnen. Otter trainiert Modelle mit anonymisiertem Audio und Transkriptionen, sofern der Nutzer nicht über den Transkript-Bewertungsprozess widerspricht. Business-Tier und höher unterstützen unbegrenzte Meetings; HIPAA erfordert Enterprise und einen ausgeführten BAA.
Risikofaktoren
3- Cloud-basierter Dienst mit Datenverarbeitung durch Dritte
- Standardmäßiges Training mit Meeting-Transkripten ohne klaren Widerspruch
- Integration mit anderen Plattformen kann sensible Daten offenlegen
Empfehlungen
8- Deaktivieren Sie OtterPilot Auto-Join und verlangen Sie explizite Gastgeber-Zustimmung für jedes Meeting
- Blockieren Sie persönliche Otter-Konten auf Unternehmensdomänen; erzwingen Sie SSO im Enterprise-Tier
- Erfordern Sie HIPAA BAA im Enterprise vor jeglicher Nutzung im Gesundheitswesen oder mit PHI
- Schulen Sie Mitarbeiter zu Zwei-Parteien-/Alle-Parteien-Zustimmungsgesetzen und kündigen Sie die Aufzeichnung zu Beginn des Meetings an
- Deaktivieren Sie standardmäßig die Trainings-Opt-in über Admin-Richtlinien und Nutzeraufklärung
- Beschränken Sie Salesforce-, HubSpot- und Slack-Integrationen auf genehmigte Kanäle
- Schließen Sie HR-, Rechts-, Vorstand- und M&A-Meeting-Serien vom Otter-Kalenderzugriff aus
- Konfigurieren Sie benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinien und überprüfen Sie vierteljährlich den Auto-Join-Umfang
Datenhandhabung
- Lagerung
- Audio, Transkripte und abgeleitete Ausgaben werden auf AWS US-Infrastruktur gespeichert; EU/UK/Schweizer Daten werden unter Standardvertragsklauseln und Datenschutzrahmen übertragen.
- Aufbewahrung
- Werden so lange aufbewahrt, wie es für Servicezwecke oder gesetzliche Verpflichtungen erforderlich ist; benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinien sind in kostenpflichtigen Plänen verfügbar.
- Training mit Eingaben
- Modelle werden mit anonymisiertem Audio und Transkriptionen trainiert; Nutzer können durch Ablehnung der Erlaubnis im Transkript-Bewertungsprozess widersprechen.
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