Décisions de conformité
Chats IA des employés sous conservation légale américaine
Lorsqu’un litige est anticipé ou en cours, identifiez le matériel IA pertinent et obtenez les instructions de conservation de l’équipe juridique responsable avant toute suppression routinière. La règle 37(e) concerne la perte d’ESI qui aurait dû être conservée et les conditions des mesures judiciaires ; elle ne crée pas une règle universelle de conservation de toutes les requêtes ni une fonction de blocage automatique.
Pour Opérations juridiques, avocats en contentieux, équipes IT, archives et sécurité
Une conversation, un fichier téléchargé et une copie exportée peuvent nécessiter des étapes de conservation distinctes.
Affaire fictive, responsables, dates et enregistrements. Aucune conservation réelle, action de conservation, décision de demande de droits ou constatation judiciaire n’est représentée.01
Définissez l’objet et le périmètre de conservation
La règle fédérale actuelle de procédure civile 37(e) traite des informations stockées électroniquement qui auraient dû être conservées en anticipation ou pendant un litige, perdues faute de mesures raisonnables, et qui ne peuvent être restaurées ou remplacées par une découverte supplémentaire. La note du comité précise que la règle ne crée pas une nouvelle obligation de conservation.
Faites identifier par le responsable juridique la question, les enjeux pertinents, les responsables, la période et le matériel à conserver. N’imposez pas une conservation indéfinie sur chaque interaction IA d’employé simplement parce que l’entreprise utilise l’IA. De même, ne présumez pas qu’un chat est non pertinent parce qu’il était informel ou étiqueté brouillon.
Contexte source : Federal Rule of Civil Procedure 37
02
Localisez les enregistrements au-delà de la conversation visible
Cartographiez les conversations pertinentes, pièces jointes, brouillons générés, fichiers de projet ou partagés, téléchargements locaux et preuves d’activité exportées. Identifiez qui contrôle chaque emplacement et quel service ou compte le détient réellement. Une suppression de chat peut laisser d’autres copies, tandis que la suppression d’un fichier source peut ne pas supprimer une copie exportée.
Conservez le contenu nécessaire à la compréhension de l’enregistrement pertinent et de sa provenance. Un journal d’activité peut montrer qu’une interaction a eu lieu sans contenir la communication elle-même. Ne décrivez pas un export de métadonnées comme une conversation complète conservée à moins qu’il ne contienne réellement le matériel requis.
Contexte source : Federal Rule of Civil Procedure 37
03
Résolvez les conflits de suppression et de demandes de droits
Identifiez les suppressions programmées, départs ou demandes de suppression utilisateur pouvant affecter les enregistrements concernés. Demandez aux responsables juridiques et archivistiques de décider ce qui doit être conservé et comment restreindre l’accès et l’usage inutile. Une instruction de conservation n’est pas une raison pour conserver indéfiniment du matériel non lié.
Lorsque d’autres lois ou demandes de droits s’appliquent, coordonnez l’analyse au lieu de présumer que les besoins du contentieux américain supplantent automatiquement toute obligation. Le RGPD, par exemple, comporte une exception pour les réclamations juridiques avec ses propres conditions. Conservez la base juridique, le périmètre et les obligations de réponse documentés par l’équipe responsable.
Contexte source : Federal Rule of Civil Procedure 37 · RGPD UE : Règlement (UE) 2016/679
04
Enregistrez les actions et limites raisonnables de conservation
La règle 37(e) met l’accent sur les mesures raisonnables et la capacité à restaurer ou remplacer les informations perdues. Ce n’est pas une exigence de perfection technique. Documentez l’action de conservation réelle, le compte affecté, le moment, le propriétaire et la vérification, y compris toute limite du fournisseur ou enregistrements manquants.
La règle distingue les mesures traitant du préjudice des mesures spécifiques nécessitant une intention de priver. Ne préjugez pas des sanctions à partir d’un seul événement de suppression ni ne déclarez qu’un export garantit qu’un tribunal jugera la conservation adéquate. Ces conclusions dépendent des faits juridiques.
Contexte source : Federal Rule of Civil Procedure 37
05
Rendez la conservation révisable et révocable
Le transfert synthétique ci-dessous donne une référence d’affaire, les responsables, le périmètre des enjeux, la période et les emplacements connus des enregistrements. Il identifie un conflit de suppression routinière et assigne la résolution aux responsables juridiques et IT. C’est un brouillon pédagogique, pas une conservation imposée sur un compte réel.
Conservez les accusés de réception, actions complétées, vérifications et instructions de levée dans le processus approprié. Révisez le périmètre au fur et à mesure de l’évolution de l’affaire. Lorsqu’une levée autorisée survient, réconciliez-la avec la politique normale de conservation plutôt que de laisser une exception permanente inexpliquée.
Contexte source : Federal Rule of Civil Procedure 37
Mettez-le en pratique
Transfert synthétique de conservation IA
Un litige contractuel inventé implique des brouillons IA d’employés et des documents copiés. Le transfert identifie ce que les responsables juridiques et IT doivent résoudre avant suppression.
Affaire fictive, responsables, dates et enregistrements. Aucune conservation réelle, action de conservation, décision de demande de droits ou constatation judiciaire n’est représentée.
Portée juridique
Matière, enjeux, responsables et période
Dossiers IA
Conversation et fichier téléchargé
Autres copies
Brouillon partagé, fichier local et preuves d’événement pertinentes
Transmission
Conservation réelle, vérification et libération autorisée
| Champ de transfert | Périmètre fictif renseigné | Propriétaire ou question non résolue |
|---|---|---|
| Matter | MATTER-EX-30 : litige inventé sur engagements de livraison. | Le propriétaire juridique confirme les enjeux réels et l’obligation de conservation. |
| Custodians | Rôles fictifs de responsable support et responsable opérations. | Identifiez les responsables réels et les comptes pertinents ; n’incluez pas tous les employés par défaut. |
| Plage temporelle | 1er juin au 31 juillet 2026, périmètre inventé. | Le propriétaire juridique confirme et revoit la période pertinente réelle. |
| Emplacements IA | Conversation TEST-CHAT-30 et fichier téléchargé TEST-FILE-30. | Le propriétaire de l’espace de travail identifie les capacités et limites réelles de conservation/export. |
| Autres copies | Brouillon copié dans un document partagé et téléchargement local. | Les propriétaires des documents/terminaux conservent les copies pertinentes et la provenance selon les instructions. |
| Conflit de suppression | Expiration routinière et départ proposé pourraient supprimer du matériel pertinent. | Résolvez avec les responsables juridiques et IT avant la suppression affectée ; aucun paramètre en direct n’est modifié ici. |
| Vérification et levée | Aucune action de conservation ni levée n’a eu lieu dans cet exercice. | Enregistrez les vérifications réelles et les instructions de levée autorisées ultérieures. |
Travaillez votre révision
Utilisez les vérifications pour organiser les preuves dont vous avez besoin. Enregistrez vos sélections dans Word, puis ajoutez vos notes et preuves. Vos sélections restent dans cet onglet jusqu'à leur téléchargement.
0 sur 3 révisé
Exemples et matériel de révision
Lisez les détails ici, ou conservez ensemble le PDF, le document Word modifiable et les feuilles de calcul.
Transfert synthétique de conservation IALire
Affaire fictive, responsables, dates et enregistrements. Aucune conservation réelle, action de conservation, décision de demande de droits ou constatation judiciaire n’est représentée.
Un litige contractuel inventé implique des brouillons IA d’employés et des documents copiés. Le transfert identifie ce que les responsables juridiques et IT doivent résoudre avant suppression.
Review steps
- Obtain the matter-specific direction: Identify issues, custodians, time range et the relevant information before applying a real hold.
- Map every relevant location: Distinguish chat content, uploads, copied outputs, local files et activity evidence.
- Resolve deletion conflicts: Coordinate scheduled deletion, rights requests, verification et eventual release with the responsible legal and records owners.
Draft teaching handoff
Matter: MATTER-EX-30, entirely fictional. Issue: representations about delivery commitments in an invented contract dispute. Custodians: support lead and operations lead roles. Period: 1 June to 31 July 2026, invented. Relevant locations: TEST-CHAT-30, TEST-FILE-30, shared draft TEST-DOC-30 and a local exported copy. Conflict: routine expiry/offboarding may affect these hypothetical records. Action requested in a real case: obtain authorised legal direction, identify available preservation methods, document completed actions and verify their scope. Actions actually performed here: none. Release: only after the responsible legal owner’s actual instruction.
This specimen is not a legal hold notice et does not change any user account or retention setting.
Source et scope
Guide: https://aona.ai/resources/guides/employee-ai-chats-legal-hold/
Source check: 21 September 2026. General information, not professional approval or a completed control test.
- Federal Rule of Civil Procedure 37: https://www.law.cornell.edu/rules/frcp/rule_37
- EU GDPR: Regulation (EU) 2016/679: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj/eng
Synthetic AI preservation locationsLire
| Enregistrer ref | Location | Custodian role | Conflict | Statut |
|---|---|---|---|---|
| TEST-CHAT-30 | AI workspace conversation | support lead | routine expiry | fictional; not preserved |
| TEST-FILE-30 | AI uploaded file | support lead | separate file lifecycle | fictional; not preserved |
| TEST-DOC-30 | shared document | operations lead | offboarding | fictional; not preserved |
| TEST-EXPORT-30 | local download | operations lead | device cleanup | fictional; not preserved |
Avant de continuer
Gardez ces distinctions claires
- Une exportation de chat ne préserve pas tous les dossiers pertinents
- Vérifiez les téléchargements, sorties copiées et métadonnées nécessaires à leur compréhension.
- Une conservation n’est pas une politique de rétention générale
- Conservez la portée spécifique à la matière et le processus de libération avec le responsable juridique.
Appliquez-le à l'utilisation de l'IA par les employés
Apportez votre chemin de données réel.
Les preuves d’activité IA des employés prises en charge peuvent aider à identifier une application ou interaction pertinente pour l’enquête juridique.
Aona n’est pas présenté comme un système de conservation pour litige, e-discovery ou archive conforme et ne décide pas des obligations de conservation.
Utilisez la matière fictive pour identifier les preuves d’événements dans la portée et quels dossiers nécessitent des systèmes de conservation séparés.
Révisez votre cas d'utilisationFAQ
Questions pour cette décision
La règle 37 impose-t-elle de conserver chaque chat IA ?
Supprimer un chat signifie-t-il automatiquement des sanctions ?
La conservation routinière peut-elle continuer inchangée pendant une affaire ?
Cette transmission impose-t-elle une conservation légale ?
Preuves à l'appui du guide
Sources et portée
Préparé par Aona. Sources vérifiées 2026-09-21. Le matériel cité soutient les points spécifiques ci-dessous ; il ne certifie pas un produit ni votre cas d'usage.
- Federal Rule of Civil Procedure 37
Règle 37(e) actuelle et note du comité 2015 sur ESI perdu, mesures raisonnables de conservation, restauration/remplacement, préjudice et constatations d’intention ; pas une nouvelle obligation universelle de conservation.
law · vérifié 2026-09-21 - RGPD UE : Règlement (UE) 2016/679
Les articles 5, 6, 9, 12, 17, 19, 28, 32, 35 et 36 établissent les exigences relatives au traitement, aux droits, au sous-traitant et à l’évaluation des risques.
law · vérifié 2026-09-21