Gestion quotidienne des données IA
Examinez les fichiers qui restent dans un projet IA
Un fichier de projet peut fournir du contexte à plusieurs chats et rester disponible au-delà du téléchargement initial. Examinez les participants au projet, les sources partagées, la réutilisation et le processus de suppression ordinaire avant d’ajouter du matériel confidentiel. Gardez l’accès au projet séparé des permissions des services connectés et des décisions légales d’effacement ou de conservation.
Pour Administrateurs d’espace de travail d’équipe et confidentialité
Enregistrez qui peut utiliser la source et comment son cycle de vie se termine.
Projet fictif et accès prévu. Aucun fichier n’est téléchargé, aucun collaborateur invité ni projet supprimé.01
Identifiez ce que le projet partage
OpenAI documente les projets ChatGPT comme un moyen de regrouper chats, fichiers, instructions et sources liés. Sur le web, les chats d’un projet peuvent utiliser ses fichiers et instructions partagés. Cela diffère de l’attachement d’un fichier pour une requête isolée.
Enregistrez le projet, l’objectif du fichier et les participants avant le téléchargement. Examinez à la fois le matériel téléchargé et le contexte connecté. N’inférez pas que les permissions du système source original décrivent automatiquement chaque copie ultérieure du projet ou réponse générée contenant des informations issues de celui-ci.
Contexte source : OpenAI : Projets et discussions · OpenAI : Sécurité ChatGPT Work
02
Examinez la frontière réelle des collaborateurs
Identifiez qui possède le projet, qui est censé utiliser ses fichiers et quels contrôles le produit actuel expose pour ces participants. Enregistrez l’accès effectif plutôt que d’inventer un modèle de rôle issu d’un autre outil de collaboration. Les changements d’adhésion peuvent modifier qui obtient le contexte du projet.
L’exercice rempli utilise un propriétaire fictif, un collaborateur prévu et un compte non lié. Il indique l’accès souhaité sans affirmer qu’un produit particulier attribue automatiquement ces rôles. Vérifiez que la configuration réelle du projet peut appliquer la frontière prévue avant d’ajouter des fichiers confidentiels.
| Participant fictif | Usage prévu | Preuve requise |
|---|---|---|
| SYNTHETIC_OWNER | Gérez la source exemple | Portée réelle du contrôle du projet |
| SYNTHETIC_COLLABORATOR | Utilisez un contexte d’exemple approuvé | Accès réel à ce projet |
| UNRELATED_ACCOUNT | Aucun accès prévu | Observation de compte séparé |
03
Suivez la réutilisation dans les chats et résultats
Une source de projet peut informer un travail ultérieur, donc examinez si le contenu est approprié à l’objectif global du projet plutôt qu’à sa seule première question. Un résumé généré ou un résultat exporté peut devenir une autre copie avec sa propre audience.
Conservez un enregistrement source reliant le fichier à son propriétaire, à l’objectif autorisé et à la date de révision. Si le fichier est remplacé, notez quelle version doit être utilisée et si les discussions ou résultats antérieurs contiennent encore un contenu plus ancien. La mise à jour de la source actuelle ne prouve pas que chaque réponse antérieure a été réécrite.
Contexte source : OpenAI : Projets et discussions · OpenAI : Sécurité ChatGPT Work
04
Séparez la suppression ordinaire des autres copies
Les directives de sécurité Work d’OpenAI indiquent que les fichiers de projet restent associés au projet jusqu’à leur suppression ou la suppression du projet, sous réserve des règles de suppression applicables. Examinez l’action de suppression réelle et enregistrez ce qu’elle affecte. Ne la décrivez pas comme une suppression immédiate de tous les emplacements possibles.
Les enregistrements de services connectés, les fichiers de bibliothèque, les résultats téléchargés et les conversations antérieures peuvent faire l’objet d’un traitement distinct. Cette page couvre le cycle de vie ordinaire des fichiers de projet. Les demandes légales d’effacement, les obligations de conservation ou les blocages nécessitent le processus légal/confidentialité responsable et les guides associés.
Contexte source : OpenAI : Sécurité ChatGPT Work
05
Maintenez la liste des sources du projet à jour
Attribuez un propriétaire pour réviser périodiquement les participants et les fichiers sources, en particulier lorsque l’objectif du projet change ou qu’un collègue part. Retirez le matériel inutile en utilisant le processus supporté et enregistrez les copies conservées non résolues.
Utilisez le fichier synthétique et la feuille de cycle de vie pour pratiquer la révision sans créer de projet partagé réel. Le pack ne télécharge, n’invite, ne supprime ni ne connecte rien. La protection des entrées Aona, l’accès au projet fournisseur et les permissions du système source restent des contrôles séparés nécessitant leurs propres preuves.
Mettez-le en pratique
Exercice de cycle de vie des fichiers de projet partagés
Suivez un fichier source fictif depuis la décision de téléchargement jusqu’à la réutilisation et la suppression ordinaire.
Projet fictif et accès prévu. Aucun fichier n’est téléchargé, aucun collaborateur invité ni projet supprimé.
| Stage | Exemple de décision | Observation |
|---|---|---|
| Ajouter une source | Utilisez uniquement synthetic-project-note.txt | Non téléchargé |
| Partager le contexte | Propriétaire et un collaborateur prévu | Accès non vérifié |
| Reuse | Conservez l’objectif et la version de l’exemple | Untested |
| Retire | Révisez séparément le projet et les autres copies | Non réalisée |
Travaillez votre révision
Utilisez les vérifications pour organiser les preuves dont vous avez besoin. Enregistrez vos sélections dans Word, puis ajoutez vos notes et preuves. Vos sélections restent dans cet onglet jusqu'à leur téléchargement.
0 sur 3 révisé
Exemples et matériel de révision
Lisez les détails ici, ou conservez ensemble le PDF, le document Word modifiable et les feuilles de calcul.
Shared AI project file exerciseLire
All participants, project names et source text are fictional. This pack performs no upload, invite, connection or deletion.
Use the supplied note and populated intended-access example to plan a review. Record the actual project’s available roles and permissions instead of assuming the example labels are product roles. Keep ordinary file removal separate from legal erasure/hold decisions and from copies in other systems.
Guide et sources
Canonical guide: https://aona.ai/resources/guides/shared-ai-projects-confidential-files/ Source review: 2026-09-21
- OpenAI: Projects et chats: https://learn.chatgpt.com/docs/projects
- OpenAI: ChatGPT Work security: https://learn.chatgpt.com/docs/enterprise/chatgpt-work-cloud-security
Project lifecycleLire
| Stage | Fictional example | Intended scope | Actual evidence | Statut |
|---|---|---|---|---|
| Owner | SYNTHETIC_OWNER | Manage example source | TO_RECORD | UNVERIFIED |
| Collaborator | SYNTHETIC_COLLABORATOR | Use approved project context | TO_RECORD | UNVERIFIED |
| Compte non lié | UNRELATED_ACCOUNT | No access | TO_RECORD | UNTESTED |
| Source file | synthetic-project-note.txt | Training purpose et version1 | TO_RECORD | NOT UPLOADED |
| Generated output | Fictional checklist | Same approved audience | TO_RECORD | NOT CREATED |
| Removal | Project source et other copies reviewed separately | Enregistrer supported action | TO_RECORD | NOT PERFORMED |
Project source reviewLire
Project purpose and owner: ____________________ Actual participants/roles and access evidence: ____________________ File owner, purpose and version: ____________________ Chats/outputs that may reuse it: ____________________ Ordinary removal action and effect: ____________________ Copies governed elsewhere: ____________________ Legal/privacy escalation if required: ____________________ Decision: NOT YET REVIEWED
Fichiers pratiques originaux
Conservez ces exemples dans leur format original pour inspecter les détails décrits dans le guide.
Synthetic project noteTXT
SYNTHETIC PROJECT SOURCE
Project: SYNTHETIC_U06_TRAINING
Version: 1
Purpose: prepare a fictional training checklist.
Content: review the sample, note an owner, then record a next step.
No customer, employee or confidential company information is included.
Avant de continuer
Gardez ces distinctions claires
- Approuver uniquement la première discussion
- Une source de projet peut être réutilisée dans des discussions liées, donc révisez son objectif et son audience continus.
- Assimiler le remplacement de la source à un historique effacé
- Les conversations antérieures ou résultats exportés peuvent rester des enregistrements séparés.
Appliquez-le à l'utilisation de l'IA par les employés
Apportez votre chemin de données réel.
Aona peut aider à évaluer les chemins d’entrée employés supportés lorsque des fichiers sont soumis à l’IA.
Cela n’établit pas le contrôle de l’appartenance au projet, la suppression par le fournisseur ou chaque copie conservée du projet.
Apportez l’objectif de fichier autorisé et le chemin de soumission réel à une révision ciblée pendant que le propriétaire de l’espace de travail vérifie l’accès au projet.
Révisez votre cas d'utilisationFAQ
Questions pour cette décision
Un fichier de projet est-il identique à une pièce jointe ponctuelle ?
Cette feuille de travail définit-elle les rôles exacts des collaborateurs ChatGPT ?
La suppression du fichier de projet supprime-t-elle tous les résumés antérieurs ?
Cette page décide-t-elle des obligations légales d’effacement ou de conservation ?
Preuves à l'appui du guide
Sources et portée
Préparé par Aona. Sources vérifiées 2026-09-21. Le matériel cité soutient les points spécifiques ci-dessous ; il ne certifie pas un produit ni votre cas d'usage.
- OpenAI : Projets et discussions
Documente les fichiers, instructions et sources de projet partagés à travers les discussions liées.
vendor · vérifié 2026-09-21 - OpenAI : Sécurité ChatGPT Work
Décrit l’association des fichiers de projet et les limites distinctes des copies/conservations contrôlées.
vendor · vérifié 2026-09-21