Décisions de conformité
Demandes de suppression RGPD pour conversations et fichiers IA
Traitez une demande d’effacement comme une décision sur plusieurs dossiers, pas un simple bouton supprimer. Établissez les droits du demandeur et les exceptions applicables, localisez les copies pertinentes, instruisez les bons responsables de service et documentez ce qui a été supprimé ou conservé. Supprimer une conversation ChatGPT ne supprime pas nécessairement les autres données stockées.
Pour DPO, opérations de confidentialité et administrateurs des espaces de travail IA
La conversation, la bibliothèque, le projet, le système source et les preuves exportées peuvent avoir des cycles de vie différents.
Demande synthétique ERASURE-TEST-01. Aucune donnée en direct n’a été recherchée, supprimée, conservée sous blocage légal ou envoyée à un fournisseur.01
Établir la demande et la décision du responsable du traitement
L’article 17 du RGPD prévoit un droit à l’effacement dans des circonstances spécifiques et inclut des exceptions. Commencez par le périmètre de la demande, l’identité de la personne si nécessaire et la raison pour laquelle l’organisation détient les données. Ne présumez pas que toute référence à une personne doit être supprimée indépendamment des obligations légales ou des revendications.
L’article 12 exige généralement une information sur l’action prise sans délai excessif et dans un délai d’un mois. Des prolongations nécessaires peuvent ajouter deux mois en raison de la complexité ou du nombre de demandes, avec notification et motifs dans le premier mois. Suivez cette obligation de réponse séparément du cycle de vie technique de suppression publié par un fournisseur.
Contexte source : RGPD UE : Règlement (UE) 2016/679
02
Localiser les copies créées par l’utilisation de l’IA par les employés
Retracez l’enregistrement original, le texte collé dans une conversation, le fichier téléchargé, la réponse générée et tout ce qui a été copié dans un autre système. Demandez si le contenu a été sauvegardé dans un projet, une bibliothèque, une mémoire ou un fichier local. Cartographiez quel responsable du traitement, sous-traitant ou propriétaire interne peut agir sur chaque copie.
La documentation de sécurité Work Cloud d’OpenAI distingue ces catégories. Elle indique que supprimer une conversation ne supprime pas un fichier enregistré dans la bibliothèque et ne supprime pas nécessairement une mémoire sauvegardée. Les systèmes sources connectés et les enregistrements de conformité exportés suivent des règles distinctes. Ces déclarations concernent le contexte documenté de Work Cloud ; confirmez la surface et la configuration réelles utilisées.
Contexte source : OpenAI : gestion et conservation des données ChatGPT Work Cloud
03
Utilisez le contrôle pertinent pour chaque emplacement
Après la décision de confidentialité, assignez le propriétaire approprié à chaque action : un administrateur d’espace de travail, le propriétaire du fichier, l’équipe du système source ou le contact du sous-traitant. Enregistrez l’action demandée, son périmètre et la preuve de son exécution. Supprimer un connecteur ou révoquer un accès n’est pas la même opération que d’effacer des données déjà stockées ailleurs.
Lorsque cela est pertinent selon l’article 19, communiquez l’effacement ou la restriction aux destinataires sauf si l’exception indiquée s’applique, et informez la personne des destinataires si elle le demande. Gardez l’enregistrement de la demande proportionné : conservez les preuves nécessaires pour démontrer le traitement sans dupliquer inutilement les informations personnelles effacées.
Contexte source : RGPD UE : Règlement (UE) 2016/679 · OpenAI : gestion et conservation des données ChatGPT Work Cloud
04
Résoudre les conflits de conservation et de préservation
Les exceptions de l’article 17 incluent le traitement nécessaire à certaines obligations légales et à l’établissement, l’exercice ou la défense de revendications juridiques. Faites évaluer par les responsables de la confidentialité et du juridique le dossier réel et le motif ; n’utilisez pas « conformité » comme étiquette non expliquée pour tout conserver.
Lorsque l’information doit être conservée, documentez le périmètre et la base applicable, les restrictions d’accès et le déclencheur de révision. Lorsqu’une suppression technique est programmée plutôt qu’immédiate, décrivez-la précisément. Ne promettez pas la suppression des poids du modèle, de chaque sauvegarde ou de tous les systèmes en aval sans preuve étayant cette affirmation.
Contexte source : RGPD UE : Règlement (UE) 2016/679
05
Clôturez avec une réponse claire et étayée
Une réponse utile identifie l’action prise, ce qui reste le cas échéant, et la raison de tout refus ou action partielle. Elle ne doit pas indiquer « toutes les données supprimées » lorsque seule la conversation visible a été effacée. Conservez les confirmations internes et les problèmes non résolus liés à la demande.
L’exemple synthétique ci-dessous sépare le statut de l’action de la décision juridique et du cycle de vie du fournisseur. Il ne prétend pas qu’une suppression en direct a été effectuée. Utilisez-le pour pratiquer la passation entre la confidentialité, l’administration de l’espace de travail et les propriétaires des systèmes source et destination.
Contexte source : RGPD UE : Règlement (UE) 2016/679
Mettez-le en pratique
Carte des preuves de demande d’effacement IA
Les informations d’un demandeur inventé apparaissent dans un dossier de support et plusieurs copies liées à l’IA. Chaque ligne identifie une action distincte et les preuves nécessaires.
Demande synthétique ERASURE-TEST-01. Aucune donnée en direct n’a été recherchée, supprimée, conservée sous blocage légal ou envoyée à un fournisseur.
Source
Dossier client dans son système d'origine
IA
Conversation, fichier enregistré, projet ou mémoire
Exports
Documents et preuves de sécurité
Réponse
Actions confirmées et exceptions expliquées
| Location | Action à évaluer | Preuves et propriétaire |
|---|---|---|
| Dossier de support original | Appliquez la décision de l’organisation au titre de l’article 17 au dossier source. | Décision de confidentialité et enregistrement de l’action sur le système source ; propriétaire du système de support. |
| Conversation ChatGPT | Utilisez le contrôle applicable de suppression de conversation si l’effacement est requis. | Compte/conversation corrects et confirmation de l’action ; propriétaire de l’espace de travail. |
| Fichier enregistré dans la bibliothèque | Évaluez et supprimez le fichier enregistré séparément si nécessaire. | Identité du fichier et confirmation ; propriétaire du fichier/espace de travail. |
| Fichier de projet | Examinez le contrôle de stockage et de suppression propre au fichier de projet. | Identité du fichier et action réelle ; utilisateur ou administrateur autorisé du projet. |
| Mémoire sauvegardée | Examinez et supprimez la mémoire sauvegardée séparément si nécessaire. | Identité de la mémoire et action réelle ; utilisateur ou administrateur autorisé de l’espace de travail. |
| Brouillon copié dans un document | Évaluez cette copie conservée séparément. | Confirmation et périmètre du propriétaire du document ; propriétaire du système de collaboration. |
| Preuves de sécurité exportées | Déterminez la nécessité, l’effacement ou l’exception de conservation applicable. | Décision motivée de confidentialité/juridique et restriction d’accès ; propriétaire du dossier de sécurité. |
| Réponse à la demande | Réconciliez les actions confirmées et les exceptions expliquées. | Réponse claire et dossier de cas ; opérations de confidentialité. |
Travaillez votre révision
Utilisez les vérifications pour organiser les preuves dont vous avez besoin. Enregistrez vos sélections dans Word, puis ajoutez vos notes et preuves. Vos sélections restent dans cet onglet jusqu'à leur téléchargement.
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Exemples et matériel de révision
Lisez les détails ici, ou conservez ensemble le PDF, le document Word modifiable et les feuilles de calcul.
Carte des preuves de demande d’effacement IALire
Demande synthétique ERASURE-TEST-01. Aucune donnée en direct n’a été recherchée, supprimée, conservée sous blocage légal ou envoyée à un fournisseur.
Les informations d’un demandeur inventé apparaissent dans un dossier de support et plusieurs copies liées à l’IA. Chaque ligne identifie une action distincte et les preuves nécessaires.
Review steps
- Map all relevant copies: Use the actual account, surface, feature et saved locations rather than assuming one conversation contains everything.
- Separate legal et technical status: Record the erasure decision, any justified exception and whether the action is requested, completed or scheduled.
- Reconcile before replying: Check recipient communications, provider responses et the Article 12 response timeline.
Example case record
Reference: ERASURE-TEST-01 Requester: fictional customer Example Person Receipt date: not a real request Legal assessment: illustrative only; no live Article 17 determination Action status: not performed Response: not sent
Practice response outline
Identify the request scope, explain the action actually taken, describe any justified retained records and reasons, and give the relevant rights information. Do not claim every copy was removed when confirmations cover only selected locations.
Source et scope
Guide: https://aona.ai/resources/guides/gdpr-ai-chat-deletion-requests/
Source check: 21 September 2026. General information; no professional approval or installed-product result is represented.
- EU GDPR: Regulation (EU) 2016/679: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj/eng
- OpenAI: ChatGPT Work Cloud data handling et retention: https://learn.chatgpt.com/docs/enterprise/chatgpt-work-cloud-security#data-handling-and-retention
Avant de continuer
Gardez ces distinctions claires
- La suppression d'accès n'est pas un effacement
- La déconnexion d'un service n'établit pas la suppression des copies précédemment stockées.
- Le cycle de vie d'un prestataire n'est pas la date limite de réponse
- Suivre séparément les communications relatives aux demandes RGPD du calendrier technique de suppression et des exceptions.
Appliquez-le à l'utilisation de l'IA par les employés
Apportez votre chemin de données réel.
Les preuves d'activité IA des employés prises en charge peuvent aider une équipe à identifier une application et une voie d'entrée pertinentes pour une enquête.
Aona n'exécute pas les demandes d'effacement dans les services tiers ni n'établit la décision Article 17 du responsable de traitement. Ses propres dossiers nécessitent un examen de gestion distinct.
Utilisez la demande fictive pour identifier quelles preuves d'activité dans le périmètre sont disponibles et qui est responsable de chaque action de suivi.
Révisez votre cas d'utilisationFAQ
Questions pour cette décision
La suppression d'une conversation ChatGPT supprime-t-elle les fichiers et mémoires téléchargés ?
Toute demande doit-elle entraîner une suppression complète ?
Pouvons-nous garantir la suppression des poids du modèle ?
La date limite de réponse est-elle toujours la période de suppression du prestataire ?
Preuves à l'appui du guide
Sources et portée
Préparé par Aona. Sources vérifiées 2026-09-21. Le matériel cité soutient les points spécifiques ci-dessous ; il ne certifie pas un produit ni votre cas d'usage.
- RGPD UE : Règlement (UE) 2016/679
Les articles 5, 6, 9, 12, 17, 19, 28, 32, 35 et 36 établissent les exigences relatives au traitement, aux droits, au sous-traitant et à l’évaluation des risques.
law · vérifié 2026-09-21 - OpenAI : gestion et conservation des données ChatGPT Work Cloud
Les conversations Work Cloud, fichiers Bibliothèque, fichiers de projet, mémoires sauvegardées, contenus connectés et enregistrements de conformité exportés ont des comportements distincts de conservation/suppression ; l'API ZDR n'est pas une règle universelle ChatGPT Work.
vendor · vérifié 2026-09-21