Verwandeln Sie ein entdecktes KI-Tool in eine geprüfte Entscheidung
Ein unbekanntes KI-Tool zu finden ist der Beginn einer Prüfung. Die nächste sinnvolle Frage ist, was damit getan wird, über welches Konto und mit welchen Informationen. Genehmigen Sie einen definierten Anwendungsfall, statt einen bekannten Anbieternamen als pauschale Erlaubnis zu behandeln.
Für IT-Verantwortliche, Sicherheitsprüfer und Anwendungssponsoren
Ein Forschungsassistent erscheint im Nutzungsinventar
Mehrere Analysten nutzen einen KI-Forschungsdienst. Die Beschaffung hat keinen entsprechenden Eintrag, und das Team sagt, er spare Zeit bei der Erstellung von Marktübersichten.
Womit Sie arbeiten
- Der entdeckte Dienst und die Personen, die seine Nutzung erklären können.
- Beispiele für Aufgabentypen, ohne vertrauliche Prompts zu kopieren.
- Die Kontovereinbarung und alle verbundenen Informationsquellen.
Ein sichererer Ansatz
- Finden Sie einen Geschäftssponsor für den tatsächlichen Forschungsworkflow.
- Überprüfen Sie öffentliche Quellenforschung getrennt von internen Dokumentenuploads.
- Veröffentlichen Sie die genehmigte Nutzung und Einschränkungen im bestehenden Tool-Register.
Erwartetes Ergebnis: Die Organisation kann erklären, welche Forschungsaktivität erlaubt ist und welche fehlenden Nachweise eine breitere Genehmigung verhindern.
Arbeiten Sie das Verfahren durch
Validieren Sie die Entdeckung mit dem Nutzer
Prüfen Sie, ob die Beobachtung sich auf den erwarteten Dienst und eine aktuelle Aufgabe bezieht. Fragen Sie, ob die Nutzung im Browser, in einer nativen App oder Integration erfolgt. Ein Katalogeintrag allein belegt nicht Konto, hochgeladene Daten oder Bedeutung des Workflows.
Identifizieren Sie die beteiligten Informationen und Zugriffe
Listen Sie Datenkategorien, Quellen und betroffene Personen auf. Unterscheiden Sie einen Mitarbeiter, der öffentliches Material anfragt, von der Gewährung des Zugriffs auf interne Dateien. Dokumentieren Sie angeforderte Berechtigungen und Kontobesitz; gehen Sie nicht davon aus, dass eine Login-Domain den gekauften Plan oder administrative Kontrolle beweist.
Führen Sie eine Use-Case-Prüfung durch
Geben Sie dem Sponsor einen fokussierten Fragebogen zu Aufgabe, Anbieternachweisen und bestehenden Alternativen. Bitten Sie relevante Sicherheits- und Beschaffungsverantwortliche, Unklarheiten zu klären. Wenn nur die Nutzung öffentlicher Daten unterstützt wird, dokumentieren Sie diese Grenze statt Zusicherungen zur internen Datenverarbeitung zu erfinden.
Veröffentlichen und verifizieren Sie die Entscheidung
Aktualisieren Sie das Tool-Register mit Sponsor, erlaubten Daten, genehmigtem Weg und nächstem Überprüfungstermin. Erklären Sie das Ergebnis den Nutzern und testen Sie jede gewählte technische Richtlinie an einem harmlosen Beispiel. Halten Sie aufgeschobene Anfragen sichtbar, damit sie nicht in informellen Genehmigungen verschwinden.
Was vor dem Fortfahren zu prüfen ist
1. Jemand verantwortet die vorgeschlagene Nutzung
- Bereit, wenn
- Ein Sponsor kann den Wert, die Nutzer und den beabsichtigten Input erklären.
- Wenn die Prüfung fehlschlägt
- Behalten Sie den Eintrag unter Beobachtung und fordern Sie einen Geschäftsverantwortlichen an.
2. Beweise stimmen mit dem verwendeten Konto überein
- Bereit, wenn
- Die überprüften Anbieterbedingungen und Einstellungen gelten für die tatsächliche Kontovereinbarung.
- Wenn die Prüfung fehlschlägt
- Beheben Sie die Abweichung, bevor Sie vertrauliche Informationen freigeben.
3. Benutzer können die daraus resultierende Grenze finden
- Bereit, wenn
- Das Register beschreibt erlaubte Aufgaben und Einschränkungen in klarer Sprache.
- Wenn die Prüfung fehlschlägt
- Veröffentlichen Sie eine nutzbare Entscheidung, bevor Sie die Überprüfung abschließen.
Häufige Fehler vermeiden
- Jedes Feature eines Anbieters zu genehmigen, nur weil eine risikofreie Aufgabe die Überprüfung bestanden hat.
- Ein entdecktes Domain- oder Katalog-Risikolabel als Beweis für den Vertrag, Plan oder das Datenverarbeitungsverhalten eines Anbieters zu behandeln.
Bewerten Sie diesen Workflow mit Aona
Wo Aona helfen kann
Aonas Entdeckungs- und Nutzungsinformationen können einen Ausgangspunkt zur Identifizierung genutzter KI-Tools bieten. Die unterstützten Richtlinien- und Datenschutzpfade helfen, eine überprüfte Entscheidung dort umzusetzen, wo eine Abdeckung bestätigt ist.
Was zu bestätigen ist
Die Entdeckung ersetzt keine Beschaffungsfreigabe und garantiert keine Durchsetzung im gesamten Katalog. Anbieterbedingungen, Berechtigungen und Kontoinhaberschaft erfordern weiterhin eine Überprüfung zur Feststellung der Fakten.
Setzen Sie diese Richtlinie in eine operative Einführung um?
Besprechen Sie die Teams, Geräte und KI-Tools im Umfang, wer die Richtlinie verantwortet und welche Bereitstellungs- und Nachweisanforderungen vor der Einführung erfüllt sein müssen.
FAQ