Ein KI-Tool ausmustern und dabei geschäftliche Arbeit erhalten
Ein KI-Tool kann nützliche Entwürfe, geteilte Projekte, wiederverwendbare Anweisungen und Verknüpfungen zu anderen Systemen enthalten. Die Ausmusterung sollte trennen, was die Organisation behalten muss, von dem, was nicht mehr zugänglich sein soll. Die Kündigung eines Abonnements allein beweist nicht, dass eine dieser Aufgaben abgeschlossen ist.
Für Anwendungsinhaber, IT-Administratoren und Teamleiter
Ein Team wechselt zu einem anderen genehmigten Assistenten
Ein Designteam ersetzt einen Rechercheassistenten. Einige Projektnotizen existieren nur im Workspace, und eine geteilte Verbindung verweist noch auf die Dokumentenbibliothek des Teams.
Womit Sie arbeiten
- Ein Inventar nützlicher Projekte, Ergebnisse und wiederverwendbarer Anweisungen.
- Die Inhaber des Kontos, der geteilten Workspaces und Verbindungen.
- Ein Ausmusterungsdatum und ein vorgeschlagenes Ziel für aufzubewahrende Daten.
Ein sichererer Ansatz
- Lassen Sie Projektinhaber die aufzubewahrenden Daten identifizieren.
- Testen Sie den verfügbaren Export oder Transfer mit einer kleinen Stichprobe.
- Entfernen Sie alten Zugriff erst, nachdem die aufbewahrte Arbeit verifiziert wurde.
Erwartetes Ergebnis: Teams behalten die benötigten Daten, während der Anwendungsinhaber Abonnements, Verbindungen und verbleibenden Zugriff verwalten kann.
Arbeiten Sie das Verfahren durch
Arbeit und Abhängigkeiten kartieren
Fragen Sie aktive Teams, welche Aufgaben noch vom Tool abhängen, einschließlich wiederkehrender Jobs und geteilter Ressourcen. Listen Sie Dateninhaber und Verbindungen getrennt von Lizenzinhabern auf. Unterscheiden Sie geschäftliche Nachweise, die aufbewahrt werden müssen, von temporären Gesprächen ohne Zweck.
Den Migrationspfad verifizieren
Lesen Sie die aktuellen Export- oder Transferoptionen des Anbieters für das tatsächliche Konto. Testen Sie, ob das Ergebnis die benötigten Informationen erhält, nicht nur, ob ein Download möglich ist. Speichern Sie genehmigte aufbewahrte Daten an einem organisatorischen Ort mit Eigentümer und angemessenem Zugriff.
Den Umstieg und die Verbindungsentfernung planen
Informieren Sie Benutzer, wann neue Arbeit verschoben werden soll und wann alter Zugriff endet. Lassen Sie autorisierte Administratoren verbundene Konten, Zugangsdaten und wiederkehrende Aktivitäten überprüfen. Nutzen Sie die aktuellen Kontrollen des Anbieters; gehen Sie nicht davon aus, dass eine Abrechnungsstornierung alle verknüpften Dienste oder Freigaben aufhebt.
Die Ausmusterung verifizieren und Nachzügler klären
Bestätigen Sie, dass der Ersatzworkflow funktioniert und aufbewahrte Daten geöffnet werden können. Prüfen Sie den administrativen Zustand des alten Dienstes und verfügbare Nutzungsnachweise. Kontaktieren Sie verbleibende Nutzer zu fehlenden Abhängigkeiten, aktualisieren Sie das Register genehmigter Tools und führen Sie eine prägnante Abschlussdokumentation.
Was vor dem Fortfahren zu prüfen ist
1. Aufbewahrte Daten bleiben nutzbar
- Bereit, wenn
- Deren Inhaber können die migrierten Dateien öffnen und erforderlichen Projektkontext finden.
- Wenn die Prüfung fehlschlägt
- Fehlende Inhalte klären, solange autorisierter Zugriff noch besteht.
2. Verbundenen Zugriff mit klarem Ergebnis
- Bereit, wenn
- Jede Integration oder Zugangsdaten wurden vom zuständigen Administrator überprüft.
- Wenn die Prüfung fehlschlägt
- Halten Sie die Ausmusterung mit einem benannten Eigentümer für ungelöste Verbindungen offen.
3. Der alte Workflow wird nicht mehr benötigt
- Bereit, wenn
- Teams können die Aufgabe über den genehmigten Ersatz oder manuelle Prozesse abschließen.
- Wenn die Prüfung fehlschlägt
- Identifizieren Sie die fehlende Fähigkeit, bevor verbleibende Nutzung als bewusste Nichtbefolgung behandelt wird.
Häufige Fehler vermeiden
- Alle Gespräche in einem breit zugänglichen Ordner exportieren, ohne deren Sensitivität zu prüfen.
- Ein gekündigter kostenpflichtiger Plan wird mit der Löschung von Daten, Widerruf von Integrationen oder Schließung aller persönlichen Konten gleichgesetzt.
Bewerten Sie diesen Workflow mit Aona
Wo Aona helfen kann
Wo eingesetzt und unterstützt, kann Aonas Nutzungsübersicht helfen, fortgesetzte KI-Aktivität nach dem Umstieg zu erkennen. Unterstützte Richtlinien können die Entscheidung der Organisation zur weiteren Nutzung des ausgemusterten Dienstes stärken.
Was zu bestätigen ist
Aona ist nicht das Export-, Konto-Lösch- oder Zugangsdaten-Widerrufssystem des Anbieters. Stille in beobachteter Nutzung ist kein Beweis, dass jede Kopie, jedes Konto oder jede Integration entfernt wurde.
Setzen Sie diese Richtlinie in eine operative Einführung um?
Besprechen Sie die Teams, Geräte und KI-Tools im Umfang, wer die Richtlinie verantwortet und welche Bereitstellungs- und Nachweisanforderungen vor der Einführung erfüllt sein müssen.
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