KI-Tool nach Anbieterwechsel erneut prüfen
Eine KI-Genehmigung bezieht sich auf ein bestimmtes Produkt und Annahmen zu einem Zeitpunkt. Ein Anbieterwechsel kann diese Entscheidung unberührt lassen oder eine zugrunde liegende Bedingung beeinträchtigen. Prüfen Sie die für Ihren Workflow relevanten Unterschiede, anstatt jede Bewertung neu zu starten oder die Mitteilung ganz zu ignorieren.
Für Risikoprüfer von Anbietern, Anwendungsinhaber und Beschaffungsteams
Ein genehmigter Assistent fügt Funktionen für verbundene Daten hinzu
Ein Dienst für öffentliche Forschung führt eine neue Möglichkeit ein, interne Dateien zu verbinden. Mitarbeiter interpretieren den bekannten Anwendungsnamen als Erlaubnis, die Funktion ohne weitere Prüfung zu aktivieren.
Womit Sie arbeiten
- Die datierte Genehmigungsaufzeichnung und deren erlaubte Nutzung.
- Die aktuelle Mitteilung oder Dokumentation des Anbieters, die die Änderung beschreibt.
- Die Konten, Einstellungen und Aufgaben, die betroffen sein könnten.
Ein sichererer Ansatz
- Vergleichen Sie die Änderung mit den Annahmen hinter der Genehmigung.
- Bewerten Sie neue Berechtigungen und Datenflüsse als separate Fragen.
- Kommunizieren Sie eine Zwischenregel, während der Eigentümer die Auswirkungen prüft.
Erwartetes Ergebnis: Der Status des Tools spiegelt den geänderten Workflow wider, mit einer dokumentierten Begründung für Fortsetzung, Einschränkung oder Neubewertung der Nutzung.
Arbeiten Sie das Verfahren durch
Erfassen Sie die Änderung aus der Primärquelle
Speichern Sie die Anbieter-Mitteilung oder Dokumentationsreferenz mit Datum und betroffenem Produkt. Unterscheiden Sie eine angekündigte Fähigkeit von einer, die im Konto der Organisation aktiviert ist. Ein Social-Media-Beitrag oder ein neuer Markenname kann eine Prüfung auslösen, begründet aber keine geänderten vertraglichen oder technischen Verhaltensweisen.
Vergleichen Sie mit Genehmigungsbedingungen
Ermitteln Sie, ob die Änderung die erlaubten Daten, Kontoeinrichtung, Verarbeitungsort, verbundene Berechtigungen oder administrative Kontrolle betrifft. Fragen Sie nach Möglichkeit den ursprünglichen Entscheidungsträger. Wenn keine Annahmen dokumentiert sind, erfassen Sie die fehlenden Nachweise, anstatt die Änderung als unerheblich zu erklären.
Setzen und kommunizieren Sie eine Zwischenentscheidung
Halten Sie nicht betroffene genehmigte Arbeiten vom geänderten Feature unterscheidbar. Weisen Sie Anbieter-Einstellungen autorisierten Administratoren zu und bieten Sie Nutzern eine klare Alternative. Wenn die Auswirkungen noch nicht feststehen, geben Sie an, was noch geprüft wird und wann der Eigentümer die Entscheidung erneut aktualisiert.
Überprüfen und aktualisieren Sie die Betriebsdokumentation
Prüfen Sie aktuelle Einstellungen, geltende Bedingungen und repräsentatives Aufgabenverhalten vor Abschluss der Bewertung. Aktualisieren Sie das Register und die Mitarbeiteranweisungen mit dem überarbeiteten Umfang. Bewahren Sie die Begründung der Entscheidung auf, damit die nächste Änderung mit einer genauen Basis verglichen werden kann.
Was vor dem Fortfahren zu prüfen ist
1. Die Änderung ist präzise identifiziert
- Bereit, wenn
- Die Aufzeichnung nennt Produkt, Quelle, Datum und betroffene Fähigkeit oder Bedingung.
- Wenn die Prüfung fehlschlägt
- Beschaffen Sie Primärnachweise, bevor Sie eine Genehmigung nur auf Gerüchten basierend neu schreiben.
2. Genehmigungsannahmen wurden verglichen
- Bereit, wenn
- Der Eigentümer erklärt, welche Bedingungen sich geändert haben und welche gültig bleiben.
- Wenn die Prüfung fehlschlägt
- Rekonstruieren Sie den betroffenen Teil der Bewertung vor Abschluss der Prüfung.
3. Die Betriebsanweisungen spiegeln das Ergebnis wider
- Bereit, wenn
- Nutzer und Administratoren können erlaubte und eingeschränkte Workflows unterscheiden.
- Wenn die Prüfung fehlschlägt
- Veröffentlichen Sie die eingegrenzte Entscheidung und prüfen Sie notwendige Konfigurationsänderungen.
Häufige Fehler vermeiden
- Eine bestehende Tool-Genehmigung als automatische Genehmigung für jeden neuen Connector oder jede neue Funktion zu behandeln.
- Anzunehmen, dass eine Anbieterübernahme zwangsläufig die Datenverarbeitung ändert, oder dass unverändertes Branding keine Änderungen beweist.
Bewerten Sie diesen Workflow mit Aona
Wo Aona helfen kann
Aonas unterstützte Nutzungsinformationen können helfen, Workflows zu identifizieren, die nach einer Änderung Aufmerksamkeit benötigen. Unterstützte Prompt- und Datei-Kontrollen können eine vorläufige Datenbegrenzung stärken, wo der betroffene Weg abgedeckt und getestet wird.
Was zu bestätigen ist
Gehen Sie nicht davon aus, dass Aona Anbieter-Mitteilungen, Vertragsänderungen oder neu eingeführte Funktionen automatisch prüft. Die Nachweise des Anbieters und die Bewertung der Organisation bestimmen, ob eine frühere Genehmigung weiterhin geeignet ist.
Setzen Sie diese Richtlinie in eine operative Einführung um?
Besprechen Sie die Teams, Geräte und KI-Tools im Umfang, wer die Richtlinie verantwortet und welche Bereitstellungs- und Nachweisanforderungen vor der Einführung erfüllt sein müssen.
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