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Kostenlose Vorlage · Richtlinien

Richtlinienvorlage für KI-Meeting-AssistentenLegen Sie die Regeln fest, bevor die Bots dem Call beitreten

KI-Notizassistenten wie Otter, Fireflies und Granola sowie integrierte Funktionen wie Zoom AI Companion und Teams Copilot erstellen wortgetreue Aufzeichnungen von allem, was in einem Meeting gesagt wird. Diese Vorlage liefert eine vollständige, sofort einführbare Richtlinie: zugelassene Tools, Einwilligungs- und Offenlegungsregeln, verbotene Meeting-Typen, Datenhandhabung und Hinweistexte zum Kopieren.

Vorlage herunterladen (.docx)KI-Richtlinie zur akzeptablen Nutzung

Warum Meeting-KI eine eigene Richtlinie braucht

Eine allgemeine KI-Richtlinie beantwortet selten die Fragen, die Meeting-Assistenten aufwerfen: Wer hat eingewilligt, wo liegt das Transkript, und was passiert, wenn der Bot einer anderen Person Ihrem Call beitritt.

Einwilligung ist eine Rechtsfrage
Aufzeichnungsgesetze variieren je nach Rechtsraum. Mehrere US-Bundesstaaten, darunter Kalifornien und Florida, verlangen die Einwilligung aller Teilnehmenden, und die australischen Bundesstaaten wenden unterschiedliche Abhörgesetze an. Ein Bot in der Teilnehmerliste ist keine Einwilligung.
Transkripte gefährden das Anwaltsprivileg
Eine wortgetreue Aufzeichnung einer Rechts-, HR- oder M&A-Besprechung ist im Streitfall vorlegbar und kann das Anwaltsprivileg zerstören. Manche Meetings dürfen nie transkribiert werden, mit oder ohne Einwilligung.
Transkripte sind ein neuer Datenspeicher
Aufzeichnungen und Zusammenfassungen voller personenbezogener Daten und vertraulicher Details sammeln sich in Anbieter-Clouds an, oft auf kostenlosen Privatkonten ohne Aufbewahrungsgrenzen und ohne Admin-Kontrolle.
Ungebetene Bots sind inzwischen Alltag
Externe Teilnehmende bringen eigene Notizassistenten mit, die automatisch aus ihrem Kalender beitreten. Ohne Regel wissen Ihre Mitarbeitenden nicht, ob sie weitersprechen dürfen oder den Bot entfernen müssen.

Was die Richtlinie abdeckt

Dreizehn sofort einführbare Abschnitte. Ersetzen Sie die Platzhalter in Klammern, lassen Sie die Einwilligungstabelle juristisch prüfen und veröffentlichen Sie.

1
Geltungsbereich und Definitionen
Umfasst eigenständige Notizassistenten, Meeting-Bots und integrierte KI wie Zoom AI Companion, Teams Copilot und Google Meet, auf Unternehmens- und Privatkonten.
2
Zugelassene und verbotene Tools
Ein Tool-Register mit Platzhalterzeilen plus sechs Zulassungskriterien: Enterprise-Kontrollen, kein Training mit Ihren Inhalten, bekannte Speicherregionen, Aufbewahrungskontrollen und Anbieterprüfung.
3
Einwilligungs- und Offenlegungsregeln
Offenlegung vor dem Start des Assistenten, Umgang mit Widersprüchen ohne Druck, Regeln für externe Teilnehmende und eine Schnellreferenz zur Einwilligung nach Rechtsraum.
4
Verbotene Meeting-Typen
Rechts-, HR- und Disziplinargespräche, M&A, Board-Sitzungen, medizinische Gespräche, Whistleblower und laufende Sicherheitsvorfälle, jeweils mit der sichereren Alternative.
5
Datenhandhabung
Wo Aufzeichnungen, Transkripte und Zusammenfassungen gespeichert werden, Standard-Aufbewahrungsfristen, Freigaberegeln und die Bearbeitung von Löschanfragen.
6
Umgang mit ungebetenen Bots
Eine Reaktion in sechs Schritten, wenn ein externer Bot beitritt: pausieren, identifizieren, entfernen, Löschung anfordern und Wiederholungsfälle an die Security melden.
7
Hinweistexte
Vier einsatzbereite Texte: mündliche Ansage zu Meeting-Beginn, Fußzeile für Kalendereinladungen, E-Mail-Zeile für externe Gäste und eine Antwort auf Widerspruch für Moderatoren.
8
Durchsetzung, Ausnahmen und Bestätigung
Umgang mit Verstößen, ein befristetes Ausnahmenregister, eine Bestätigungstabelle und eine einseitige Kurzübersicht für Mitarbeitende.

Hinweistexte zum Kopieren

Die in der Vorlage enthaltenen Texte, bereit zur Anpassung. Setzen Sie Ihren Tool-Namen, Speicherort und Ihre Aufbewahrungsfrist ein.

Mündliche Ansage · Meeting-Beginn

Ein kurzer Hinweis, bevor wir beginnen: Dieses Meeting wird von [TOOL-NAME], unserem zugelassenen KI-Notizassistenten, aufgezeichnet und transkribiert. Er erstellt ein Transkript und eine Zusammenfassung, die in [SPEICHERORT] gespeichert und für [AUFBEWAHRUNGSFRIST] aufbewahrt werden. Wenn jemand nicht aufgezeichnet werden möchte, sagen Sie es jetzt oder schreiben Sie mir privat, dann schalte ich ihn ab. Es wurde noch kein Transkript erfasst.

Fußzeile für Kalendereinladungen

Dieses Meeting wird mit [TOOL-NAME], dem zugelassenen KI-Meeting-Assistenten von [NAME DER ORGANISATION], aufgezeichnet und transkribiert, um Notizen und Aufgaben zu erstellen. Transkripte werden sicher in [SPEICHERORT] gespeichert und für [AUFBEWAHRUNGSFRIST] aufbewahrt. Wenn Sie nicht aufgezeichnet werden möchten, antworten Sie vor dem Meeting dem Organisator oder sagen Sie es zu Beginn, dann wird der Assistent nicht verwendet.

E-Mail-Zeile für externe Gäste

Bitte beachten Sie, dass wir [TOOL-NAME], einen KI-Meeting-Assistenten, verwenden, um unsere Gespräche aufzuzeichnen und zu transkribieren, damit wir anschließend präzise Notizen teilen können. Sagen Sie mir gern Bescheid, wenn Sie stattdessen manuelle Notizen bevorzugen.

Antwort auf Widerspruch · für Moderatoren

Überhaupt kein Problem. Ich habe den Notizassistenten abgeschaltet und aus dem Meeting entfernt. Wir machen manuelle Notizen und verteilen sie anschließend.

Wenn ein ungebetener Bot beitritt

Die Richtlinie gibt Moderatoren eine klare Abfolge, damit niemand weiterspricht, während ein unbekannter Notizassistent aufzeichnet.

1
Pausieren Sie das Meeting und stellen Sie inhaltliche Diskussionen zurück, solange der Bot anwesend ist.
2
Identifizieren Sie den Eigentümer: Oft ist es der Assistent eines externen Teilnehmers, der automatisch aus dessen Kalender beitritt.
3
Bitten Sie um Entfernung, sofern nicht alle Teilnehmenden und der Moderator zustimmen, dass er bleiben darf.
4
Entfernen Sie ihn über die Plattform-Kontrollen, wenn der Eigentümer nicht identifizierbar ist oder nicht handelt.
5
Bitten Sie den Eigentümer, bereits erfasste Aufzeichnungen oder Transkripte zu löschen, bei sensiblen Meetings schriftlich.
6
Melden Sie nicht identifizierbare oder wiederkehrende Bots als potenziellen Datenabfluss-Vorfall an die Security.
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Aona AI erkennt jedes KI-Tool, das Ihre Belegschaft nutzt, einschließlich der mit Kalendern und Postfächern verbundenen Notizassistenten, überwacht, welche Daten dorthin fließen, und hält Ihr KI-Inventar auditbereit.

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