Decisiones de cumplimiento
Chats de IA de empleados bajo retención legal en EE. UU.
Cuando se anticipa o está en curso un litigio, identifique material de IA relevante y obtenga la dirección de preservación del equipo legal responsable antes de la eliminación rutinaria. La Regla 37(e) se refiere a la pérdida de ESI que debería haberse preservado y las condiciones para medidas judiciales; no crea una regla universal de conservar todos los prompts ni una función automática de retención.
Para Operaciones legales, abogados litigantes, equipos de registros de TI y seguridad
Una conversación, archivo subido y copia exportada pueden requerir pasos de preservación separados.
Asunto ficticio, custodios, fechas y registros. No se representa ninguna retención legal real, acción de preservación, decisión sobre solicitud de derechos ni hallazgo judicial.01
Establezca el asunto y el alcance de preservación
La Regla Federal de Procedimiento Civil 37(e) vigente aborda la información almacenada electrónicamente que debería haberse preservado en anticipación o durante un litigio, se perdió por no tomar medidas razonables y no puede restaurarse o reemplazarse mediante descubrimiento adicional. Su nota del comité explica que la regla no crea por sí misma un nuevo deber de preservación.
Haga que el propietario legal responsable identifique el asunto, cuestiones relevantes, custodios, periodo de tiempo y material a preservar. No emita una retención indefinida en cada interacción de IA de empleados solo porque la empresa use IA. Tampoco asuma que un chat es irrelevante porque fue informal o etiquetado como borrador.
Contexto de la fuente: Regla Federal de Procedimiento Civil 37
02
Encuentre los registros más allá de la conversación visible
Mapee conversaciones relevantes, adjuntos, borradores generados, archivos de proyecto o compartidos, descargas locales y evidencia de actividad exportada. Identifique quién controla cada ubicación y qué servicio o cuenta la posee realmente. Una acción de eliminar chat puede dejar otras copias, mientras que eliminar un archivo fuente puede no borrar una copia exportada.
Mantenga el contenido necesario para entender el registro relevante y su procedencia. Un registro de actividad puede mostrar que ocurrió una interacción sin contener la comunicación misma. No describa una exportación de metadatos como una conversación preservada completa a menos que contenga realmente el material requerido.
Contexto de la fuente: Regla Federal de Procedimiento Civil 37
03
Resuelva conflictos de eliminación y solicitudes de derechos
Identifique retenciones programadas, desvinculaciones o eliminaciones solicitadas por usuarios que puedan afectar los registros en alcance. Pida a los propietarios legales y de registros que decidan qué debe preservarse y cómo restringir el acceso y uso innecesario. Una instrucción de preservación no es motivo para conservar material no relacionado indefinidamente.
Cuando apliquen otras leyes o solicitudes de derechos, coordine el análisis en lugar de asumir que las necesidades de litigio en EE. UU. desplazan automáticamente todos los deberes. Por ejemplo, el RGPD tiene una excepción para reclamaciones legales con sus propias condiciones. Mantenga la base legal real, alcance y obligaciones de respuesta documentadas por el equipo responsable.
Contexto de la fuente: Regla Federal de Procedimiento Civil 37 · RGPD UE: Reglamento (UE) 2016/679
04
Registre acciones y limitaciones razonables de preservación
La Regla 37(e) se centra en pasos razonables y la capacidad de restaurar o reemplazar información perdida. No exige perfección técnica. Documente la acción real de preservación, cuenta afectada, tiempo, propietario y verificación, incluyendo límites del proveedor o registros faltantes.
La regla distingue medidas que abordan prejuicios de medidas específicas que requieren un hallazgo de intención de privar. No prediga sanciones por un solo evento de eliminación ni declare que una exportación garantiza que un tribunal encontrará adecuada la preservación. Esas conclusiones dependen de los hechos legales.
Contexto de la fuente: Regla Federal de Procedimiento Civil 37
05
Haga que la retención sea revisable y liberable
La transferencia sintética a continuación da una referencia del asunto, custodios, alcance de cuestiones, rango temporal y ubicaciones conocidas de registros. Identifica un conflicto de eliminación rutinaria y asigna la resolución a propietarios legales y de TI. Es un borrador didáctico, no una retención impuesta en una cuenta real.
Mantenga acuses de recibo, acciones completadas, verificaciones e instrucciones de liberación en el proceso adecuado. Revise el alcance a medida que el asunto se desarrolla. Cuando ocurra una liberación autorizada, concíliela con la política normal de retención en lugar de dejar una excepción permanente sin explicación.
Contexto de la fuente: Regla Federal de Procedimiento Civil 37
Ponlo en práctica
Transferencia sintética de preservación de IA
Una disputa contractual inventada involucra borradores de IA de empleados y documentos copiados. La transferencia identifica lo que los propietarios legales y de TI deben resolver antes de la eliminación.
Asunto ficticio, custodios, fechas y registros. No se representa ninguna retención legal real, acción de preservación, decisión sobre solicitud de derechos ni hallazgo judicial.
Alcance legal
Materia, problemas, custodios y periodo
Registros de IA
Conversación y archivo subido
Otras copias
Borrador compartido, archivo local y evidencia de evento relevante
Entrega
Preservación real, verificación y liberación autorizada
| Campo de transferencia | Alcance ficticio poblado | Propietario o cuestión no resuelta |
|---|---|---|
| Matter | MATTER-EX-30: disputa inventada sobre compromisos de entrega. | El propietario legal confirma las cuestiones reales y el deber de preservación. |
| Custodians | Roles ficticios de líder de soporte y líder de operaciones. | Identifique custodios reales y cuentas relevantes; no incluya a todos los empleados por defecto. |
| Rango temporal | Del 1 de junio al 31 de julio de 2026, alcance inventado. | El propietario legal confirma y revisa el periodo relevante real. |
| Ubicaciones de IA | Conversación TEST-CHAT-30 y archivo subido TEST-FILE-30. | El propietario del espacio de trabajo identifica capacidades y limitaciones reales de preservación/exportación. |
| Otras copias | Borrador copiado a un documento compartido y descarga local. | Los propietarios de documentos/puntos finales preservan las copias relevantes y la procedencia según las indicaciones. |
| Conflicto de eliminación | La expiración rutinaria y la desvinculación propuesta podrían eliminar material relevante. | Resuelva con legal y TI antes de la eliminación afectada; aquí no se cambia ninguna configuración activa. |
| Verificación y liberación | No ha ocurrido ninguna acción de preservación ni liberación en el ejercicio. | Registre verificaciones reales e instrucciones de liberación autorizadas posteriormente. |
Trabaja en tu reseña
Usa las verificaciones para organizar las pruebas que necesitas. Guarda tus selecciones en Word, luego añade tus notas y pruebas. Tus selecciones permanecen en esta pestaña hasta que las descargues.
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Ejemplos y material de revisión
Lee los detalles aquí, o mantén juntos el documento PDFeditable Word y las hojas de cálculo.
Transferencia sintética de preservación de IALee
Asunto ficticio, custodios, fechas y registros. No se representa ninguna retención legal real, acción de preservación, decisión sobre solicitud de derechos ni hallazgo judicial.
Una disputa contractual inventada involucra borradores de IA de empleados y documentos copiados. La transferencia identifica lo que los propietarios legales y de TI deben resolver antes de la eliminación.
Review steps
- Obtain the matter-specific direction: Identify issues, custodians, time range y the relevant information before applying a real hold.
- Map every relevant location: Distinguish chat content, uploads, copied outputs, local files y activity evidence.
- Resolve deletion conflicts: Coordinate scheduled deletion, rights requests, verification y eventual release with the responsible legal and records owners.
Draft teaching handoff
Matter: MATTER-EX-30, entirely fictional. Issue: representations about delivery commitments in an invented contract dispute. Custodians: support lead and operations lead roles. Period: 1 June to 31 July 2026, invented. Relevant locations: TEST-CHAT-30, TEST-FILE-30, shared draft TEST-DOC-30 and a local exported copy. Conflict: routine expiry/offboarding may affect these hypothetical records. Action requested in a real case: obtain authorised legal direction, identify available preservation methods, document completed actions and verify their scope. Actions actually performed here: none. Release: only after the responsible legal owner’s actual instruction.
This specimen is not a legal hold notice y does not change any user account or retention setting.
Source y scope
Guide: https://aona.ai/resources/guides/employee-ai-chats-legal-hold/
Source check: 21 September 2026. General information, not professional approval or a completed control test.
- Federal Rule of Civil Procedure 37: https://www.law.cornell.edu/rules/frcp/rule_37
- EU GDPR: Regulation (EU) 2016/679: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj/eng
Synthetic AI preservation locationsLee
| Registro ref | Location | Custodian role | Conflict | Estado |
|---|---|---|---|---|
| TEST-CHAT-30 | AI workspace conversation | support lead | routine expiry | fictional; not preserved |
| TEST-FILE-30 | AI uploaded file | support lead | separate file lifecycle | fictional; not preserved |
| TEST-DOC-30 | shared document | operations lead | offboarding | fictional; not preserved |
| TEST-EXPORT-30 | local download | operations lead | device cleanup | fictional; not preserved |
Antes de que continúes
Mantén claras estas distinciones
- Una exportación de chat puede no preservar todos los registros relevantes
- Verifique cargas, salidas copiadas y los metadatos necesarios para entenderlas.
- Una retención no es una política de conservación general
- Mantenga el alcance específico de la materia y el proceso de liberación con el responsable legal.
Aplícalo al uso de IA por parte de empleados
Lleva tu ruta real de datos.
La evidencia de actividad de IA de empleados soportada puede ayudar a identificar una aplicación o interacción relevante para la investigación del equipo legal.
Aona no se representa como un sistema de retención legal, descubrimiento electrónico o archivo de registros conforme y no decide deberes de preservación.
Use la materia ficticia para identificar qué evidencia de evento con alcance existe y qué registros requieren sistemas de preservación separados.
Revisa tu caso de usoPreguntas frecuentes
Preguntas sobre esta decisión
¿Requiere la Regla 37 conservar todos los chats de IA?
¿Eliminar un chat significa automáticamente sanciones?
¿Puede continuar la retención rutinaria sin cambios durante una materia?
¿Esta entrega impone una retención legal?
Evidencia detrás de la guía
Fuentes y alcance
Preparado por Aona. Fuentes comprobadas 2026-09-21. El material citado respalda los puntos específicos a continuación; no certifica un producto ni su caso de uso.
- Regla Federal de Procedimiento Civil 37
Regla 37(e) actual y nota del comité de 2015 sobre ESI perdido, pasos razonables de preservación, restauración/reemplazo, perjuicio y hallazgos de intención; no un deber universal nuevo de retención.
law · comprobado 2026-09-21 - RGPD UE: Reglamento (UE) 2016/679
Los artículos 5, 6, 9, 12, 17, 19, 28, 32, 35 y 36 establecen los requisitos relevantes para el procesamiento, derechos, procesador y evaluación de riesgos.
law · comprobado 2026-09-21