Manejo cotidiano de datos de IA
Revise archivos que permanecen en un proyecto de IA
Un archivo de proyecto puede aportar contexto a más de un chat y permanecer disponible más allá de la subida original. Revise participantes del proyecto, fuentes compartidas, reutilización y proceso ordinario de eliminación antes de añadir material confidencial. Mantenga el acceso al proyecto separado de permisos de servicios conectados y de decisiones legales de borrado o preservación.
Para Administradores de espacio de trabajo de equipo y privacidad
Registre quién puede usar la fuente y cómo termina su ciclo de vida.
Proyecto ficticio y acceso previsto. No se sube archivo, invita colaborador ni se elimina proyecto.01
Identifique qué comparte el proyecto
OpenAI documenta proyectos de ChatGPT como forma de mantener chats, archivos, instrucciones y fuentes relacionados juntos. En la web, los chats de un proyecto pueden usar sus archivos e instrucciones compartidos. Esto difiere de adjuntar un archivo para una solicitud aislada.
Registre el proyecto, propósito del archivo y participantes antes de subir. Revise material subido y contexto conectado. No infiera que los permisos del sistema fuente original describen automáticamente cada copia posterior del proyecto o respuesta generada que contenga información de él.
Contexto de la fuente: OpenAI: Proyectos y chats · OpenAI: Seguridad de ChatGPT Work
02
Revise el límite real de colaboradores
Identifique quién es propietario del proyecto, quién debe usar sus archivos y qué controles expone el producto actual para esos participantes. Registre acceso efectivo en lugar de inventar un modelo de roles de otra herramienta de colaboración. Cambios en membresía pueden cambiar quién obtiene contexto del proyecto.
El ejercicio poblado usa un propietario ficticio, un colaborador previsto y una cuenta no relacionada. Indica el acceso deseado sin afirmar que un producto particular otorga esos roles automáticamente. Verifique que la configuración real del proyecto pueda hacer cumplir el límite previsto antes de añadir archivos confidenciales.
| Participante ficticio | Uso previsto | Evidencia requerida |
|---|---|---|
| SYNTHETIC_OWNER | Gestione la fuente de ejemplo | Alcance real del control del proyecto |
| SYNTHETIC_COLLABORATOR | Use contexto de ejemplo aprobado | Acceso real a este proyecto |
| UNRELATED_ACCOUNT | No se pretende acceso | Observación de cuenta separada |
03
Siga la reutilización en chats y resultados
Una fuente de proyecto puede informar trabajos posteriores, por lo que revise si el contenido es apropiado para el propósito general del proyecto y no solo para su primera pregunta. Un resumen generado o resultado exportado puede convertirse en otra copia con su propia audiencia.
Mantenga un registro de fuente que vincule el archivo con su propietario, propósito permitido y fecha de revisión. Si el archivo se reemplaza, anote qué versión debe usarse y si chats o resultados anteriores aún contienen contenido antiguo. Actualizar la fuente actual no prueba que cada respuesta anterior fue reescrita.
Contexto de la fuente: OpenAI: Proyectos y chats · OpenAI: Seguridad de ChatGPT Work
04
Separe la eliminación ordinaria de otras copias
La guía de seguridad de OpenAI Work indica que los archivos de proyecto permanecen asociados al proyecto hasta que se eliminan o el proyecto se borra, sujeto a reglas de eliminación aplicables. Revise la acción real de eliminación y registre qué afecta. No la describa como eliminación inmediata de todas las ubicaciones posibles.
Los registros de servicios conectados, archivos de Biblioteca, resultados descargados y conversaciones anteriores pueden tener manejo separado. Esta página cubre el ciclo de vida ordinario de archivos de proyecto. Solicitudes legales de borrado, deberes de preservación o retenciones requieren el proceso legal/privacidad responsable y las guías vinculadas.
Contexto de la fuente: OpenAI: Seguridad de ChatGPT Work
05
Mantenga la lista de fuentes del proyecto actualizada
Asigne un propietario para revisar periódicamente participantes y archivos fuente, especialmente cuando cambia el propósito del proyecto o un colega se va. Retire material innecesario usando el proceso soportado y registre copias retenidas no resueltas.
Use el archivo sintético y la hoja de ciclo de vida para practicar la revisión sin crear un proyecto compartido real. El paquete no sube, invita, elimina ni conecta nada. La protección de entrada de Aona, acceso a proyectos del proveedor y permisos del sistema fuente siguen siendo controles separados que necesitan su propia evidencia.
Ponlo en práctica
Ejercicio de ciclo de vida de archivo de proyecto compartido
Siga un archivo fuente ficticio desde la decisión de subida hasta la reutilización y eliminación ordinaria.
Proyecto ficticio y acceso previsto. No se sube archivo, invita colaborador ni se elimina proyecto.
| Stage | Decisión de ejemplo | Observation |
|---|---|---|
| Añadir fuente | Usar solo synthetic-project-note.txt | No subido |
| Compartir contexto | Propietario y un colaborador previsto | Acceso no verificado |
| Reuse | Mantenga propósito y versión de ejemplo | Untested |
| Retire | Revise proyecto y otras copias por separado | No realizado |
Trabaja en tu reseña
Usa las verificaciones para organizar las pruebas que necesitas. Guarda tus selecciones en Word, luego añade tus notas y pruebas. Tus selecciones permanecen en esta pestaña hasta que las descargues.
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Ejemplos y material de revisión
Lee los detalles aquí, o mantén juntos el documento PDFeditable Word y las hojas de cálculo.
Shared AI project file exerciseLee
All participants, project names y source text are fictional. This pack performs no upload, invite, connection or deletion.
Use the supplied note and populated intended-access example to plan a review. Record the actual project’s available roles and permissions instead of assuming the example labels are product roles. Keep ordinary file removal separate from legal erasure/hold decisions and from copies in other systems.
Guide y sources
Canonical guide: https://aona.ai/resources/guides/shared-ai-projects-confidential-files/ Source review: 2026-09-21
- OpenAI: Projects y chats: https://learn.chatgpt.com/docs/projects
- OpenAI: ChatGPT Work security: https://learn.chatgpt.com/docs/enterprise/chatgpt-work-cloud-security
Project lifecycleLee
| Stage | Fictional example | Intended scope | Actual evidence | Estado |
|---|---|---|---|---|
| Owner | SYNTHETIC_OWNER | Manage example source | TO_RECORD | UNVERIFIED |
| Collaborator | SYNTHETIC_COLLABORATOR | Use approved project context | TO_RECORD | UNVERIFIED |
| Cuenta no relacionada | UNRELATED_ACCOUNT | No access | TO_RECORD | UNTESTED |
| Source file | synthetic-project-note.txt | Training purpose y version1 | TO_RECORD | NOT UPLOADED |
| Generated output | Fictional checklist | Same approved audience | TO_RECORD | NOT CREATED |
| Removal | Project source y other copies reviewed separately | Registro supported action | TO_RECORD | NOT PERFORMED |
Project source reviewLee
Project purpose and owner: ____________________ Actual participants/roles and access evidence: ____________________ File owner, purpose and version: ____________________ Chats/outputs that may reuse it: ____________________ Ordinary removal action and effect: ____________________ Copies governed elsewhere: ____________________ Legal/privacy escalation if required: ____________________ Decision: NOT YET REVIEWED
Archivos originales de práctica
Conserva estos ejemplos en su formato original para revisar los detalles descritos en la guía.
Synthetic project noteTXT
SYNTHETIC PROJECT SOURCE
Project: SYNTHETIC_U06_TRAINING
Version: 1
Purpose: prepare a fictional training checklist.
Content: review the sample, note an owner, then record a next step.
No customer, employee or confidential company information is included.
Antes de que continúes
Mantén claras estas distinciones
- Aprobando solo el primer chat
- Una fuente de proyecto puede reutilizarse en chats relacionados, por lo que revise su propósito y audiencia continuos.
- Equiparar reemplazo de fuente con historial borrado
- Conversaciones anteriores o resultados exportados pueden permanecer como registros separados.
Aplícalo al uso de IA por parte de empleados
Lleva tu ruta real de datos.
Aona puede ayudar a evaluar las vías de entrada de empleados soportadas cuando se envían archivos a la IA.
Esto no establece control sobre la membresía del proyecto, eliminación por el proveedor ni todas las copias retenidas del proyecto.
Lleve el propósito permitido del archivo y la ruta real de envío a una revisión acotada mientras el propietario del espacio de trabajo verifica el acceso al proyecto.
Revisa tu caso de usoPreguntas frecuentes
Preguntas sobre esta decisión
¿Es un archivo de proyecto lo mismo que un adjunto puntual?
¿Esta hoja define los roles exactos de colaboradores en ChatGPT?
¿Eliminar el archivo del proyecto elimina todos los resúmenes anteriores?
¿Esta página decide obligaciones legales de borrado o preservación?
Evidencia detrás de la guía
Fuentes y alcance
Preparado por Aona. Fuentes comprobadas 2026-09-21. El material citado respalda los puntos específicos a continuación; no certifica un producto ni su caso de uso.
- OpenAI: Proyectos y chats
Documenta archivos de proyecto compartidos, instrucciones y fuentes en chats relacionados.
vendor · comprobado 2026-09-21 - OpenAI: Seguridad de ChatGPT Work
Describe asociación de archivos de proyecto y límites separados de copias retenidas/control.
vendor · comprobado 2026-09-21