Compliance-Entscheidungen
Mitarbeiter-KI-Chats unter US-Rechtsvorbehalt
Bei erwarteter oder laufender Rechtsstreitigkeit identifizieren Sie relevantes KI-Material und holen Sie die Erhaltungsanweisung des zuständigen Rechtsteams vor routinemäßiger Löschung ein. Regel 37(e) betrifft den Verlust elektronisch gespeicherter Informationen, die hätten erhalten werden müssen, und die Bedingungen für gerichtliche Maßnahmen; sie schafft keine universelle Aufbewahrungspflicht für alle Eingaben oder eine automatische Sperrfunktion.
Für Rechtsabteilung, Prozessanwälte, IT-Records- und Sicherheitsteams
Ein Gespräch, hochgeladene Datei und exportierte Kopie können separate Erhaltungsschritte erfordern.
Fiktiver Fall, Verantwortliche, Daten und Aufzeichnungen. Kein realer Rechtsvorbehalt, Erhaltungsmaßnahme, Rechteanfrageentscheidung oder Gerichtsentscheidung wird dargestellt.01
Bestimmen Sie den Fall und den Erhaltungsumfang
Die aktuelle Bundeszivilprozessregel 37(e) behandelt elektronisch gespeicherte Informationen, die im Vorfeld oder Verlauf eines Rechtsstreits hätten erhalten werden müssen, verloren gingen, weil keine angemessenen Schritte unternommen wurden, und nicht durch weitere Entdeckung wiederhergestellt oder ersetzt werden können. Die Erläuterung des Ausschusses erklärt, dass die Regel selbst keine neue Erhaltungspflicht schafft.
Lassen Sie den verantwortlichen Rechtsinhaber den Fall, relevante Themen, Verantwortliche, Zeitraum und zu bewahrendes Material bestimmen. Verhängen Sie keinen unbegrenzten Sperrvermerk für jede Mitarbeiter-KI-Interaktion nur weil das Unternehmen KI nutzt. Ebenso sollten Sie nicht annehmen, ein Chat sei irrelevant, nur weil er informell war oder als Entwurf gekennzeichnet wurde.
Quellkontext: Federal Rule of Civil Procedure 37
02
Finden Sie Aufzeichnungen über das sichtbare Gespräch hinaus
Erfassen Sie relevante Gespräche, Anhänge, erstellte Entwürfe, Projekt- oder geteilte Dateien, lokale Downloads und exportierte Aktivitätsnachweise. Identifizieren Sie, wer jeden Speicherort kontrolliert und welcher Dienst oder Account ihn tatsächlich hält. Eine Chat-Löschung kann andere Kopien belassen, während das Löschen einer Quelldatei eine exportierte Kopie nicht unbedingt entfernt.
Bewahren Sie den Inhalt auf, der zum Verständnis der relevanten Aufzeichnung und ihrer Herkunft erforderlich ist. Ein Aktivitätsprotokoll kann zeigen, dass eine Interaktion stattfand, ohne die Kommunikation selbst zu enthalten. Beschreiben Sie einen Metadatenexport nicht als vollständig erhaltenen Chat, sofern er nicht tatsächlich das erforderliche Material enthält.
Quellkontext: Federal Rule of Civil Procedure 37
03
Lösen Sie Lösch- und Rechteanfragekonflikte
Identifizieren Sie geplante Aufbewahrung, Offboarding oder benutzerinitiierte Löschungen, die die erfassten Aufzeichnungen betreffen könnten. Bitten Sie die Rechts- und Aufzeichnungsinhaber zu entscheiden, was erhalten werden muss und wie Zugriff und unnötige Nutzung eingeschränkt werden. Eine Erhaltungsanweisung ist kein Grund, nicht zusammenhängendes Material dauerhaft aufzubewahren.
Wenn andere Gesetze oder Rechteanfragen gelten, koordinieren Sie die Analyse, anstatt anzunehmen, dass US-Rechtsstreitigkeiten automatisch jede Pflicht verdrängen. Die DSGVO hat beispielsweise eine Ausnahme für Rechtsansprüche mit eigenen Bedingungen. Dokumentieren Sie die tatsächliche Rechtsgrundlage, den Umfang und die Reaktionspflichten durch das verantwortliche Team.
Quellkontext: Federal Rule of Civil Procedure 37 · EU DSGVO: Verordnung (EU) 2016/679
04
Dokumentieren Sie angemessene Erhaltungsmaßnahmen und -einschränkungen
Regel 37(e) konzentriert sich auf angemessene Schritte und die Fähigkeit, verlorene Informationen wiederherzustellen oder zu ersetzen. Sie verlangt keine technische Perfektion. Dokumentieren Sie die tatsächliche Erhaltungsmaßnahme, das betroffene Konto, Zeit, Eigentümer und Verifizierung, einschließlich etwaiger Anbieterbeschränkungen oder fehlender Aufzeichnungen.
Die Regel unterscheidet Maßnahmen, die auf Nachteil abzielen, von festgelegten Maßnahmen, die eine Absicht zur Entziehung erfordern. Sagen Sie keine Sanktionen aufgrund eines einzelnen Löschvorgangs voraus und erklären Sie nicht, ein Export garantiere, dass das Gericht die Erhaltung als ausreichend ansieht. Diese Schlussfolgerungen hängen von den rechtlichen Fakten ab.
Quellkontext: Federal Rule of Civil Procedure 37
05
Machen Sie den Sperrvermerk überprüfbar und aufhebbar
Die unten stehende synthetische Übergabe enthält eine Fallreferenz, Verantwortliche, Umfang, Zeitraum und bekannte Speicherorte. Sie identifiziert einen Konflikt mit routinemäßiger Löschung und weist die Lösung den Rechts- und IT-Verantwortlichen zu. Es handelt sich um einen Lehrentwurf, nicht um einen Sperrvermerk für ein reales Konto.
Bewahren Sie Bestätigungen, abgeschlossene Maßnahmen, Prüfungen und Freigabeanweisungen im entsprechenden Prozess auf. Überprüfen Sie den Umfang, während sich der Fall entwickelt. Bei einer autorisierten Freigabe gleichen Sie diese mit der normalen Aufbewahrungsrichtlinie ab, anstatt eine unerklärte dauerhafte Ausnahme zu belassen.
Quellkontext: Federal Rule of Civil Procedure 37
Setzen Sie es in die Praxis um
Synthetische KI-Erhaltungsübergabe
Ein erfundener Vertragsstreit betrifft Mitarbeiter-KI-Entwürfe und kopierte Dokumente. Die Übergabe zeigt, was Rechts- und IT-Verantwortliche vor der Löschung klären müssen.
Fiktiver Fall, Verantwortliche, Daten und Aufzeichnungen. Kein realer Rechtsvorbehalt, Erhaltungsmaßnahme, Rechteanfrageentscheidung oder Gerichtsentscheidung wird dargestellt.
Rechtlicher Umfang
Angelegenheit, Probleme, Verantwortliche und Zeitraum
KI-Aufzeichnungen
Konversation und hochgeladene Datei
Andere Kopien
Gemeinsamer Entwurf, lokale Datei und relevante Ereignisnachweise
Übergabe
Tatsächliche Aufbewahrung, Überprüfung und autorisierte Freigabe
| Übergabefeld | Ausgefüllter fiktiver Umfang | Eigentümer oder ungelöste Frage |
|---|---|---|
| Matter | MATTER-EX-30: erfundener Streit über Lieferverpflichtungen. | Rechtsinhaber bestätigt die tatsächlichen Themen und Erhaltungspflichten. |
| Custodians | Fiktive Rollen für Support- und Betriebsleitung. | Identifizieren Sie tatsächliche Verantwortliche und relevante Konten; schließen Sie nicht standardmäßig jeden Mitarbeiter ein. |
| Zeitraum | 1. Juni bis 31. Juli 2026, erfundener Umfang. | Rechtsinhaber bestätigt und überprüft den tatsächlich relevanten Zeitraum. |
| KI-Standorte | Gespräch TEST-CHAT-30 und hochgeladene Datei TEST-FILE-30. | Arbeitsbereichseigentümer identifiziert tatsächliche Erhaltungs-/Exportfähigkeiten und -einschränkungen. |
| Andere Kopien | Entwurf kopiert in ein geteiltes Dokument und lokaler Download. | Dokumenten-/Endpunkteeigentümer bewahren die relevanten Kopien und deren Herkunft wie angewiesen auf. |
| Löschkonflikt | Routinemäßiges Ablaufdatum und vorgeschlagenes Offboarding könnten relevantes Material entfernen. | Lösen Sie dies mit Rechts- und IT-Verantwortlichen vor der betroffenen Löschung; hier wird keine Live-Einstellung geändert. |
| Verifizierung und Freigabe | Im Übungsszenario wurde keine Erhaltungsmaßnahme oder Freigabe durchgeführt. | Dokumentieren Sie tatsächliche Prüfungen und später autorisierte Freigabeanweisungen. |
Arbeiten Sie Ihre Bewertung durch
Nutze die Prüfungen, um die benötigten Beweise zu organisieren. Speichere deine Auswahl in Wordund füge dann deine Notizen und Beweise hinzu. Deine Auswahl bleibt in diesem Tab, bis du sie herunterlädst.
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Beispiele und Rezensionsmaterial
Lesen Sie die Details hier oder halten Sie die PDF, bearbeitbar Word Dokument und Tabellenkalkulationen zusammen.
Synthetische KI-ErhaltungsübergabeLesen
Fiktiver Fall, Verantwortliche, Daten und Aufzeichnungen. Kein realer Rechtsvorbehalt, Erhaltungsmaßnahme, Rechteanfrageentscheidung oder Gerichtsentscheidung wird dargestellt.
Ein erfundener Vertragsstreit betrifft Mitarbeiter-KI-Entwürfe und kopierte Dokumente. Die Übergabe zeigt, was Rechts- und IT-Verantwortliche vor der Löschung klären müssen.
Review steps
- Obtain the matter-specific direction: Identify issues, custodians, time range und the relevant information before applying a real hold.
- Map every relevant location: Distinguish chat content, uploads, copied outputs, local files und activity evidence.
- Resolve deletion conflicts: Coordinate scheduled deletion, rights requests, verification und eventual release with the responsible legal and records owners.
Draft teaching handoff
Matter: MATTER-EX-30, entirely fictional. Issue: representations about delivery commitments in an invented contract dispute. Custodians: support lead and operations lead roles. Period: 1 June to 31 July 2026, invented. Relevant locations: TEST-CHAT-30, TEST-FILE-30, shared draft TEST-DOC-30 and a local exported copy. Conflict: routine expiry/offboarding may affect these hypothetical records. Action requested in a real case: obtain authorised legal direction, identify available preservation methods, document completed actions and verify their scope. Actions actually performed here: none. Release: only after the responsible legal owner’s actual instruction.
This specimen is not a legal hold notice und does not change any user account or retention setting.
Source und scope
Guide: https://aona.ai/resources/guides/employee-ai-chats-legal-hold/
Source check: 21 September 2026. General information, not professional approval or a completed control test.
- Federal Rule of Civil Procedure 37: https://www.law.cornell.edu/rules/frcp/rule_37
- EU GDPR: Regulation (EU) 2016/679: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj/eng
Synthetic AI preservation locationsLesen
| Aufzeichnung ref | Location | Custodian role | Conflict | Status |
|---|---|---|---|---|
| TEST-CHAT-30 | AI workspace conversation | support lead | routine expiry | fictional; not preserved |
| TEST-FILE-30 | AI uploaded file | support lead | separate file lifecycle | fictional; not preserved |
| TEST-DOC-30 | shared document | operations lead | offboarding | fictional; not preserved |
| TEST-EXPORT-30 | local download | operations lead | device cleanup | fictional; not preserved |
Bevor du weitermachst
Halte diese Unterscheidungen klar
- Ein Chat-Export sichert nicht zwangsläufig jede relevante Aufzeichnung
- Uploads, kopierte Ausgaben und die Metadaten prüfen, die zum Verständnis nötig sind.
- Eine Sperre ist keine pauschale Aufbewahrungsrichtlinie
- Den angelegenheitsspezifischen Umfang und Freigabeprozess mit dem verantwortlichen Rechtsinhaber beibehalten.
Wenden Sie sie auf die KI-Nutzung durch Mitarbeiter an
Bring deinen tatsächlichen Datenpfad mit.
Unterstützte Mitarbeiter-KI-Aktivitätsnachweise können helfen, eine relevante Anwendung oder Interaktion für die Untersuchung durch das Rechtsteam zu identifizieren.
Aona wird nicht als System für Beweissicherung, E-Discovery oder konformes Archiv dargestellt und entscheidet nicht über Aufbewahrungspflichten.
Die fiktive Angelegenheit nutzen, um vorhandene Ereignisnachweise zu identifizieren und welche Aufzeichnungen separate Aufbewahrungssysteme benötigen.
Überprüfe deinen AnwendungsfallFAQ
Fragen zu dieser Entscheidung
Erfordert Regel 37 die Aufbewahrung jedes KI-Chats?
Bedeutet das Löschen eines Chats automatisch Sanktionen?
Kann die routinemäßige Aufbewahrung während einer Angelegenheit unverändert fortgesetzt werden?
Verursacht diese Übergabe eine rechtliche Sperre?
Beweise hinter dem Leitfaden
Quellen und Umfang
Erstellt von Aona. Quellen überprüft 2026-09-21. Das zitierte Material unterstützt die unten genannten Punkte; es zertifiziert kein Produkt oder Ihren Anwendungsfall.
- Federal Rule of Civil Procedure 37
Aktuelle Regel 37(e) und 2015er Ausschussnotiz zu verloren gegangenen ESI, angemessenen Aufbewahrungsschritten, Wiederherstellung/Ersatz, Nachteilen und Vorsatzfeststellungen; keine neue universelle Aufbewahrungspflicht.
law · geprüft 2026-09-21 - EU DSGVO: Verordnung (EU) 2016/679
Die Artikel 5, 6, 9, 12, 17, 19, 28, 32, 35 und 36 legen die relevanten Anforderungen an Verarbeitung, Rechte, Auftragsverarbeiter und Risikoabschätzung fest.
law · geprüft 2026-09-21