Alltägliche KI-Datenverarbeitung
Überprüfen Sie Dateien, die in einem KI-Projekt verbleiben
Eine Projektdatei kann mehreren Chats Kontext liefern und über den ursprünglichen Upload hinaus verfügbar bleiben. Überprüfen Sie die Teilnehmer des Projekts, geteilte Quellen, Wiederverwendung und den gewöhnlichen Löschprozess, bevor vertrauliches Material hinzugefügt wird. Halten Sie den Projektzugriff getrennt von Berechtigungen verbundener Dienste und von rechtlichen Lösch- oder Aufbewahrungsentscheidungen.
Für Administratoren von Teamarbeitsbereichen und Datenschutz
Erfassen Sie, wer die Quelle nutzen kann und wie ihr Lebenszyklus endet.
Fiktives Projekt und beabsichtigter Zugriff. Keine Datei wird hochgeladen, kein Mitwirkender eingeladen oder Projekt gelöscht.01
Identifizieren Sie, was das Projekt teilt
OpenAI dokumentiert ChatGPT-Projekte als Möglichkeit, zusammengehörige Chats, Dateien, Anweisungen und Quellen zusammenzuhalten. Im Web können die Chats eines Projekts dessen geteilte Dateien und Anweisungen nutzen. Dies unterscheidet sich vom Anhängen einer Datei für eine einzelne isolierte Anfrage.
Erfassen Sie das Projekt, den Dateizweck und die Teilnehmer vor dem Upload. Überprüfen Sie sowohl hochgeladenes Material als auch verbundenen Kontext. Leiten Sie nicht ab, dass die Berechtigungen des ursprünglichen Quellsystems automatisch jede spätere Projektkopie oder generierte Antwort mit Informationen daraus beschreiben.
Quellkontext: OpenAI: Projekte und Chats · OpenAI: ChatGPT Work Sicherheit
02
Überprüfen Sie die tatsächliche Grenze der Mitwirkenden
Identifizieren Sie, wem das Projekt gehört, wer seine Dateien nutzen soll und welche Kontrollen das aktuelle Produkt für diese Teilnehmer bietet. Erfassen Sie den effektiven Zugriff, statt ein Rollenmodell aus einem anderen Kollaborationstool zu erfinden. Änderungen der Mitgliedschaft können beeinflussen, wer Kontext aus dem Projekt erhält.
Die ausgefüllte Übung verwendet einen fiktiven Eigentümer, einen beabsichtigten Mitwirkenden und ein unabhängiges Konto. Sie nennt den gewünschten Zugriff, ohne zu behaupten, dass ein bestimmtes Produkt diese Rollen automatisch vergibt. Verifizieren Sie, dass die tatsächliche Projektkonfiguration die beabsichtigte Grenze durchsetzen kann, bevor vertrauliche Dateien hinzugefügt werden.
| Fiktiver Teilnehmer | Beabsichtigte Nutzung | Erforderliche Nachweise |
|---|---|---|
| SYNTHETIC_OWNER | Verwalten Sie die Beispielquelle | Tatsächlicher Projektkontrollumfang |
| SYNTHETIC_COLLABORATOR | Verwenden Sie genehmigten Beispielkontext | Tatsächlicher Zugriff auf dieses Projekt |
| UNRELATED_ACCOUNT | Kein Zugriff vorgesehen | Beobachtung mit separatem Konto |
03
Verfolgen Sie Wiederverwendung in Chats und Ausgaben
Eine Projektquelle kann spätere Arbeiten informieren. Überprüfen Sie, ob der Inhalt für den Gesamtzweck des Projekts geeignet ist, nicht nur für die erste Frage. Eine generierte Zusammenfassung oder ein exportiertes Ergebnis kann eine weitere Kopie mit eigenem Publikum werden.
Führen Sie eine Quellenaufzeichnung, die die Datei mit ihrem Eigentümer, dem erlaubten Zweck und dem Überprüfungsdatum verknüpft. Wenn die Datei ersetzt wird, notieren Sie, welche Version verwendet werden soll und ob frühere Chats oder Ausgaben noch ältere Inhalte enthalten. Die Aktualisierung der aktuellen Quelle ist kein Beweis dafür, dass jede frühere Antwort umgeschrieben wurde.
Quellkontext: OpenAI: Projekte und Chats · OpenAI: ChatGPT Work Sicherheit
04
Trennen Sie gewöhnliche Entfernung von anderen Kopien
Die Work-Security-Anleitung von OpenAI besagt, dass Projektdateien mit dem Projekt verbunden bleiben, bis sie entfernt oder das Projekt gelöscht wird, vorbehaltlich geltender Löschregeln. Überprüfen Sie die tatsächliche Löschaktion und erfassen Sie, was sie betrifft. Beschreiben Sie dies nicht als sofortige Löschung an jedem möglichen Ort.
Aufzeichnungen verbundener Dienste, Bibliotheksdateien, heruntergeladene Ausgaben und frühere Gespräche können separat behandelt werden. Diese Seite behandelt den gewöhnlichen Lebenszyklus von Projektdateien. Rechtliche Löschanfragen, Aufbewahrungspflichten oder Sperren erfordern den zuständigen Rechts-/Datenschutzprozess und die verlinkten Anleitungen.
Quellkontext: OpenAI: ChatGPT Work Sicherheit
05
Halten Sie die Quellliste des Projekts aktuell
Weisen Sie einen Eigentümer zu, der Teilnehmer und Quelldateien regelmäßig überprüft, besonders wenn sich der Zweck des Projekts ändert oder ein Kollege das Team verlässt. Entfernen Sie unnötiges Material mit dem unterstützten Prozess und erfassen Sie ungelöste aufbewahrte Kopien.
Verwenden Sie die synthetische Datei und das Lifecycle-Blatt, um die Überprüfung zu üben, ohne ein echtes geteiltes Projekt zu erstellen. Das Paket lädt nichts hoch, lädt niemanden ein, löscht nichts oder verbindet etwas. Aona-Eingabeschutz, Anbieterprojektzugriff und Quellsystemberechtigungen bleiben separate Kontrollen, die eigene Nachweise benötigen.
Setzen Sie es in die Praxis um
Übung zum Lebenszyklus geteilter Projektdateien
Verfolgen Sie eine fiktive Quelldatei vom Upload-Entscheid bis zur Wiederverwendung und gewöhnlichen Entfernung.
Fiktives Projekt und beabsichtigter Zugriff. Keine Datei wird hochgeladen, kein Mitwirkender eingeladen oder Projekt gelöscht.
| Stage | Beispielentscheidung | Observation |
|---|---|---|
| Quelle hinzufügen | Nur synthetic-project-note.txt verwenden | Nicht hochgeladen |
| Kontext teilen | Eigentümer und ein beabsichtigter Mitwirkender | Zugriff nicht verifiziert |
| Reuse | Behalten Sie Zweck und Version des Beispiels bei | Untested |
| Retire | Überprüfen Sie Projekt- und andere Kopien separat | Nicht durchgeführt |
Arbeiten Sie Ihre Bewertung durch
Nutze die Prüfungen, um die benötigten Beweise zu organisieren. Speichere deine Auswahl in Wordund füge dann deine Notizen und Beweise hinzu. Deine Auswahl bleibt in diesem Tab, bis du sie herunterlädst.
0 von 3 Rezension
Beispiele und Rezensionsmaterial
Lesen Sie die Details hier oder halten Sie die PDF, bearbeitbar Word Dokument und Tabellenkalkulationen zusammen.
Shared AI project file exerciseLesen
All participants, project names und source text are fictional. This pack performs no upload, invite, connection or deletion.
Use the supplied note and populated intended-access example to plan a review. Record the actual project’s available roles and permissions instead of assuming the example labels are product roles. Keep ordinary file removal separate from legal erasure/hold decisions and from copies in other systems.
Guide und sources
Canonical guide: https://aona.ai/resources/guides/shared-ai-projects-confidential-files/ Source review: 2026-09-21
- OpenAI: Projects und chats: https://learn.chatgpt.com/docs/projects
- OpenAI: ChatGPT Work security: https://learn.chatgpt.com/docs/enterprise/chatgpt-work-cloud-security
Project lifecycleLesen
| Stage | Fictional example | Intended scope | Actual evidence | Status |
|---|---|---|---|---|
| Owner | SYNTHETIC_OWNER | Manage example source | TO_RECORD | UNVERIFIED |
| Collaborator | SYNTHETIC_COLLABORATOR | Use approved project context | TO_RECORD | UNVERIFIED |
| Unabhängiges Konto | UNRELATED_ACCOUNT | No access | TO_RECORD | UNTESTED |
| Source file | synthetic-project-note.txt | Training purpose und version1 | TO_RECORD | NOT UPLOADED |
| Generated output | Fictional checklist | Same approved audience | TO_RECORD | NOT CREATED |
| Removal | Project source und other copies reviewed separately | Aufzeichnung supported action | TO_RECORD | NOT PERFORMED |
Project source reviewLesen
Project purpose and owner: ____________________ Actual participants/roles and access evidence: ____________________ File owner, purpose and version: ____________________ Chats/outputs that may reuse it: ____________________ Ordinary removal action and effect: ____________________ Copies governed elsewhere: ____________________ Legal/privacy escalation if required: ____________________ Decision: NOT YET REVIEWED
Originale Übungsakten
Bewahren Sie diese Beispiele im Originalformat auf, um die im Leitfaden beschriebenen Details zu überprüfen.
Synthetic project noteTXT
SYNTHETIC PROJECT SOURCE
Project: SYNTHETIC_U06_TRAINING
Version: 1
Purpose: prepare a fictional training checklist.
Content: review the sample, note an owner, then record a next step.
No customer, employee or confidential company information is included.
Bevor du weitermachst
Halte diese Unterscheidungen klar
- Nur den ersten Chat genehmigen
- Eine Projektquelle kann in verwandten Chats wiederverwendet werden, daher überprüfen Sie ihren fortdauernden Zweck und die Zielgruppe.
- Quellenaustausch mit gelöschtem Verlauf gleichsetzen
- Frühere Unterhaltungen oder exportierte Ergebnisse können separate Aufzeichnungen bleiben.
Wenden Sie sie auf die KI-Nutzung durch Mitarbeiter an
Bring deinen tatsächlichen Datenpfad mit.
Aona kann helfen, unterstützte Eingabepfade von Mitarbeitern zu bewerten, wenn Dateien an KI übermittelt werden.
Dies begründet keine Kontrolle über Projektmitgliedschaften, Anbieterlöschungen oder jede aufbewahrte Projektkopie.
Bringen Sie den erlaubten Dateizweck und den tatsächlichen Übermittlungspfad in eine gezielte Überprüfung, während der Arbeitsbereichseigentümer den Projektzugang verifiziert.
Überprüfe deinen AnwendungsfallFAQ
Fragen zu dieser Entscheidung
Ist eine Projektdatei dasselbe wie ein einmaliger Anhang?
Definiert dieses Arbeitsblatt die genauen Mitarbeiterrollen von ChatGPT?
Entfernt das Löschen der Projektdatei alle früheren Zusammenfassungen?
Entscheidet diese Seite über rechtliche Lösch- oder Aufbewahrungspflichten?
Beweise hinter dem Leitfaden
Quellen und Umfang
Erstellt von Aona. Quellen überprüft 2026-09-21. Das zitierte Material unterstützt die unten genannten Punkte; es zertifiziert kein Produkt oder Ihren Anwendungsfall.
- OpenAI: Projekte und Chats
Dokumentiert geteilte Projektdateien, Anweisungen und Quellen über verwandte Chats hinweg.
vendor · geprüft 2026-09-21 - OpenAI: ChatGPT Work Sicherheit
Beschreibt Projektdateizuordnung und getrennte Grenzen für aufbewahrte Kopien/Kontrolle.
vendor · geprüft 2026-09-21